一、知识库架构
实现知识库管理首先要确定知识的组织方式,系统通过知识库目录、知识团队和知识安全搭建知识库管理的基本架构。
1、知识库目录。一般情况下,知识库目录是多级分层结构;具有知识库目录的管理权限的用户设置目录“访问”和“下载”权限;“访问”和“下载”级别通常会分为3类:企业级、知识团队级、个人级;具有知识库目录的管理权限的用户有权创建、删除、修改本目录的下级知识库目录,以及管理本目录中的知识。
2、知识团队。我们在创建知识团队时,首先要指定知识团队的组长;由组长组挑选队团成员,并指定知识类别管理员和团队论坛管理员。
3、知识安全。在知识创建、使用、更新的过程中,每一位成员都需要严格的安全保障和明确的管理职责,包括知识库目录的创建、删除与修改的权限;知识团队的管理权限:知识论坛管理权限;知识询问管理权限。
二、知识创建
知识创建的结果形成知识库的内容,在创建知识的过程中,系统通常包括以下几个功能:文章提交申请、文章审批、文章发布、知识询问、知识询问回答、知识论坛。
1、文章提交申请所有用户均可提交文章的收录申请,并同时填写文章属性。
2、文章审批。具有知识库目录管理权限的用户能够查看待审批文章,并能够对其类别进行相应的修改。之后再提交对应的专家团队进行审批。
3、文章发布。具有知识库目录管理权限的用户发布文章到知识库时,系统按日期更新知识的标识自动将其呈现到平台首页面中。
4、知识询问。知识团队中的成员对知识提出询问申请,由知识团队组长决定知识询问发布,并指定本知识团队中某一具体成员对此次知识的询顺理行相应的管理。
5、知识询问回答。知识团队中的所有成员均可对本团队中的成员知识询问做出答复,被指定的管理某一条知识询问的团队成员必须对询问做出总结性的答复,并拥关闭本条询问的权限;被关闭的询问将不能再被重新开启。
6、知识论坛。每一个知识团队对应一个知识论坛,团队的组长需指定论坛的管理员。管理员负责对成员提交的讨论题目进行发布与关闭。本团队成员均可对论题内容作出反馈,管理员有权限对任一一条反馈进行删除。
三、知识使用
知识管理的首要目的是为了使企业用户得到顺利的使用,其功能包括知识搜索、知识库浏览。系统应该提供关键字及全文检索功能,使用户对其进行权限范围内的浏览与下载,并能够对知识的内容进行及时的反馈。
四、知识更新
知识更新过程是知识吐故纳新的过程,知识的使用者在使用过程中不断对知识的内容进行反馈、修正使其得到不断的完善。依据其管理过程其功能通常包括两项:知识更新、过期知识。
1、知识更新。所有用户均可以对指定知识的更新提交申请,待审批通过后,由申请用户提交修改后的文章。更新后的知识由管理员进行修改录入,并做好相应的版本控制。
2、过期知识。知识一旦超过预先设定的有效期后,系统将自动对其进行作“过期”标注。只有管理员能够查看、修改、删除这些过期的知识,还可将对其效期进行更改,以至于对过期的知识进行重新启用。
作者：马丽环 单位：中国石油辽河石油职业技术学院