一、系统工程理论与应用探索
(一)系统工程的基本工作方法
美国系统工程专家霍尔(A.D.Hall)1969年提出了霍尔三结构工作方法,霍尔三结构将系统工程整个活动过程分为紧密衔接的7个阶段,以及完成这7个阶段所需要的各种专业知识和技能,形成了由时间维、逻辑维和知识维。如图1所示。
(二)系统工程应用探索
系统工程的理论与方法在许多领域得到广泛应用,近年来的应用表明,将系统工程的理论与方法应用到实际系统中,除了运用系统工程的理论与方法,还要借助于计算机手段,包括计算机硬件、软件和信息知识等,构建系统工程应用的理论平台解决实际问题。公务用车管理系统是目前企业系统管理中的一个重要组成部分,从应用的角度来看,解决公务用车系统管理的基本条件主要包括以下几个方面:第一,领导高度重视,具有实施公务用车系统管理的人才条件;第二,研究企业公务用车的基本情况,实现对企业对公务用车监督,包括网上派车系统、GPS监控系统、ETC报销系统等,实现综合各个子系统的系统集成管理;第三,建立数据实体模型,充分体现数据的共享性、方便性、效率性和效益性,实现整个系统的开发以提高企业效益和工作效率为目标;第四,通过信息平台,优化车辆调度,保证安全运行,提高公务用车的透明度,实现车辆精细化管理目标;第五、利用.net信息技术,借助企业的技术力量,建立起一套标准统一、特点鲜明的硬件、数据库、软件系统平台;第六,建立起企业公务用车管理的综合平台,实现快速、共享、安全的网络平台。
华北油田分公司第四采油厂已具备了公务用车系统管理人才和物质的上述六个基本条件,考虑实施网上派车系统、网上测评系统、公务用车网上公布系统、油料核算系统、GPS监控系统、ETC路桥费系统和网上测评系统的系统集成问题,运用系统工程的理论和方法探讨和实施公务用车管理系统,基于信息平台的公务用车管理系统的优化与创新应运而生。
二、基于信息平台的公务用车管理的系统管理
公务用车系统管理实施的具体步骤包括系统分析、系统设计和系统集成。系统工程理论为公务用车系统管理提供了理论基础和方法指导;华北油田公司第四采油厂的网络信息化为公务用车系统管理提供了信息管理平台。解决公务用车管理问题的对策与方法是建立公务用车管理的子系统,并将这些子系统进行有机的集成。
(一)公务用车子系统分析与设计
1.网上派车系统
为了加强网上派车管理,减少非公务用车实施网上派车。网上派车增加了用车的透明度,从而在很大程度上遏制了非公务用车,可以解决公务用车管理的半失控问题。
2.GPS监控系统
GPS监控系统的作用主要有两点:一是监控车辆的行驶路线;二是发现超速及时提醒,确保行车安全,解决安全管理问题。
3.网上公布系统
公务用车“出租车管理模式”阶段,公务用车管理存在半失控问题和公车私用现象,网上公布系统主要包括油区外和节假日公务用车月度网上公布,在很大程度上遏制了公车私用现象的发生,提升了车辆的管控能力。
4.单车核算控制系统
在公务用车管理经验和科学的理论指导下,建立了一套科学的管理指标体系,包括油料核算指标、修理费核算指标和个人收入核算指标等,每月对这些单车指标在《队务公开栏》进行公布,包括油料核算公布、行驶公里公布、修理费公布等,解决利益分配公平、成本控制问题。
5.ETC报销系统
电子不停车收费系统(ElectronicTollCollectionSystem)是通过车载电子标签+IC卡与ETC专用车道内的微波设备进行通讯,实现车辆不停车缴纳高速公路通行费功能的全自动收费方式。实施ETC报销系统不仅简化了报销手续,也堵塞了报销漏洞,提高了行车效率。
6.网上测评系统
为了确保“基于信息平台的公务用车系统管理模式”阶段的良好服务态度,实施了“客户”网上测评系统,“客户”有权对服务的驾驶员进行网上打分,“用户”的打分分值直接与司机的绩效工资挂钩,确保驾驶员良好的服务质量。
(二)基于信息平台的公务用车管理的系统集成
该方法从公务用车的管理模式入手,分析“出租车管理模式的”主要缺陷,运用系统工程理论的基本方法进行系统分析、系统设计提出具体解决方法和对策,并进行系统集成和系统实施,项目基本框架如图2所示。
三、实施效果与效益
基于系统集成信息化公务用车管理系统的优化与创新项目的实施,积极稳妥地推进公务用车管理模式改革,取得明显成效。
1.实现安全行车无事故
安全行车的实现主要表现在两个方面,从管理层面上讲,新的管理模式使司机节假日得到正常休息,缓解司机工作压力,提高了行车的安全系数;从驾驶员方面讲,随着安全教育和社会环境的改变,驾驶员安全意识明显提高,表现在司机主动规避风险。
2.实现了公务用车从无序管理到有控管理的转变
过去的出租车管理模式,由于用户点车的随意性而导致管理缺失,现在实施公开透明的网上派车管理方法,增强了公务用车的透明度和可控性,杜绝了公务用车使用的随意性。
3.取得明显的经济效益
基于信息集成平台的公务用车管理方法的实施,在优质完成各项生产任务的条件下,每年节省38万公里的公务用车运营里程,取得了明显的经济效益。
作者：刘庭伟 刘保良 程福华 赵宝山 单位：中国石油华北油田公司 河北工业大学经济管理学院