第一篇
一、什么是档案的电子信息化
现如今是一个对于信息的沟通要求非常高的时期，可以通过计算机等先进的办公仪器对于电子文档进行迅速的传播和处理；能够分享电子文件，而且再也不用受到距离长短和时间多少的制约；而且计算的有着储存数量非常大的特点，所以说，可以凭借这些计算机手段把一个纸质档案管理局十几年、几十年或者是更长时间的馆内储藏文件都储存在电脑里面，所有的对象在随意的地区、随意的时间都可以对于这些储存的档案进行查询和阅读。能够对电子文档进行储存，这些传播媒介都有着保存时间比较长、便捷传播、存储、读取，而且外面的环境对于这些电子文档的制约都比较小，而且特别安全、稳定。
二、档案管理信息化在我国当前的状态
没有对电子档案树立比较强的意识。在有些管理人士来看现如今的电子存档比起来以往的普通纸质存档，没有实在的感觉，这些人觉得只要是传统的纸质档案还完好，它们的档案管理就不会出现差错，这就让管理人士对于信息技能的使用缺少主动性。另外，因为电子档案在管理的过程中比较复杂，在不是很长的时间内不能有好的效果呈现，而且还要有一定的专业知识来支撑，这就让档案管理人士对于电子档案的管理失去了信心，当然也就不主动承担电子档案的管理工作了，从而没有对电子档案树立比较强的意识。
档案管理的准确化、流程化不够有待增强。基本工作的规范化、准确化是档案管理信息化的基本条件。因为有些以前留下的问题，档案馆工作有些不是很好的的基础，它们的档案纸质质量也非常的不好，特别是对档案目录的细化不是很高，让系统软件转移的可能性非常低，这对于档案管理也有着一定的限制。
没有从互联网信息技能特征和进步上思考档案管理的技能准则、组织工作流程标准，光盘是基本上所有档案的资料，现如今的目录准则、档案规划、分类方式和有关规定对于它们的推动已经非常不适合。档案管理计算机软件的信息管理技能不是特别强。现如今的档案管理中，信息原来的承载量的通用性不够。在档案机构中因为他们使用的计算机没有统一的型号，规模也是各种各样的，它们的档案软件一把都是为自己开通的，这就让这些计算机软件之间不兼容。所以说，这就是一点很大的缺陷。因为不能实现共同使用，在存档之后的读取只能在一台计算机上进行，这就导致了工作效率的大大减慢。
三、电子档案管理的信息化未来发展动态
现如今，办公自动水平、没有纸作业等技术已然变成了大家生活、学习和工作中的主要方式，档案的处理方法也伴随着这些技术的普及发生了非常大的转变，这些转变主要表现在档案工作人员面临的是越来越多的以光盘为主要传播媒介的计算机阅读方式的方案。信息搜索人员所所用的信息内容检查搜索，可以是不一样的计算机阅读方式档案中的一类，而且要保证所提供信息的含量，就要求有一个求真求精的流程，这样才能让计算机阅读方式档案有着真实、价值和条理的性能，为使用者提供越来越完美的服务，伴随着互联网信息化的进步，档案管理现代化已经成为了现如今档案管理的必要动向。
档案管理的信息化是一个全面、长时间而且特别详细的工作，而且它要求档案管理人员主要的参加到其中。它们的管理意识、管理形态、管理设施和档案管理人士的水平等等都对档案管理的信息化有着十分主要的作用。在互联网发展的如此之快的这个时代，档案管理进入电子信息管理是这个时期所赋予我们的使用，它的推动也一定是所有档案管理工作的必然发展动向。
作者：王春梅 单位：吉林省德惠市环境监测站
第二篇
一、档案管理信息化建设的重要意义
随着现代信息技术的广泛应用,档案的利用范围也越来越广,档案应用服务方式也在不断创新。信息化的档案管理有利于逐步建立起点对点服务、网上咨询、计算机联网查询等新型利用服务体系,实现高效率、多途径、宽渠道、全方位的主动地服务模式。通过对档案信息资源的索引、分类、提取、研判、加工、并网连接与共享,满足对档案使用者快捷、精确、高效、实用地需求。以现代科技手段和设备为依托,挖掘档案信息的浩瀚资源,利用档案信息的网上公开,可以为使用者提供更加丰富的馆藏档案以及现行的相关文件,从而提高档案服务的便捷性和及时性。
二、档案管理信息化建设工作中存在的问题
（一）缺乏统一的标准体系
我国的档案计算机管理技术于上世纪80年代初起步，而标准制定工作直至90年代末才刚开始，并且制定出台的相关标准寥寥无几，内容缺乏系统性、配套性，导致工作流于形式，信息资源分散孤立，采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，造成了极大的人力、物力的浪费。
（二）重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在
档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。很多单位对此有所忽视。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少，这种重设施建设轻信息资源建设的错误，导致信息化的应用成果不明显。
（三）人员知识结构“老化”，重视程度不够
一些有丰富纸质档案管理经验的人员在管理理论基础、馆藏原则、管理方法和技术上已熟门熟路，但对以电子计算机、应用软件、信息存储、电子检索、发布、利用等技术“一窍不通”，而年轻、掌握计算机知识的档案管理人员确仅仅懂得信息化建设所需的技术，对档案管理的基本原则和管理流程却知之甚少。各别单位还存在对档案工作人、财、物的投入不够，档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障等问题。
三、加快档案管理信息化建设的建议
（一）加快档案信息标准规范化建设步伐
所谓档案信息化的标准规范主要是指：管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范。标准规范既是档案信息化建设的“行业法规”，又是衡量档案管理工作水平的一个重要标志。自上而下地组织制定标准规范是亟待解决的问题。一方面，档案信息化建设涵盖技术、法制、体制、机制问题，须从政府和国家层面入手，协调和解决与之相关的问题。另一方面，与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求标准化和规范化，因此自上而下更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。
（二）提升档案管理人员业务水平
档案工作的发展和变化对档案管理工作者提出了新的要求，新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建设高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本知识，又要熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。
（三）提高认识，加大设施投入
档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度；引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。
作者：赵海燕 单位：沾化县交通运输局
第三篇
一、我国档案管理的概况和信息化时代对其的影响
档案是一种能被传输、传达的信息，它是以文件、图像等载体体现出来的信息。在现代社会，我国的网络技术水平也在不断提高，档案管理的数字化要依靠科学技术的发展来实现，这已经成为我国档案管理现阶段的必然趋势。在这种趋势下，很多档案信息都可以从档案的实体中分离出来，实现资料的及时共享，为人们获取信息带了方便。这样一来，档案管理工作将可以通过网络技术进行有效的管理，为档案管理未来的智能化奠定了基础。
二、数字化档案管理的内涵和优点
在我国第十三届国际档案大会上，美国提出了物理档案和实体档案库的相对应的虚拟档案。所以，发达国家已经开始对档案数字图书馆的建设，并且出现了数字化管理的概念。数字化档案管理就是指把传统的纸张、录音带等为传播介质的原始材料，采用扫描、压缩、转化的方式制成图片、声音等文件，并且图片的文件可以通过文字识别技术来表现，在应用存储的技术等图片的时候可以通过大容量的媒介来表现，也可以通过各种比较方便的查询工具达到查询检索的目的。信息使用者可以把这些信息发布到网络上，企业内部网、国际互联网，以此来实现文件的共享，达到数字化档案管理的新型网络档案管理技术。它的使用技术建立在计算机技术的基础上，使用者通过数字化的手段，保证管理的准确性和高速性，凭借高速宽带通信技术为主要的管理系统。数字化档案管理包括很多的方卖弄。这里只对四个方面进行阐述。
1.现代化的通信、计算机网络、多媒体技术为管理的设施，在管理的内部建立一个计算机网络平台，在外部建立一个高速的宽带分享型网络，
2.数字化管理在各个时间段、各个学科的档案信息库的信息为主要的资源，这些资料包含传统档案，以及对其转化后的办公自动化的电子文档和各个职能部门的信息库。
3.数字化管理以智能化的处理技术为主要的技术，把以往的数据库变成基本的知识信息，使用常用的语言进行全网络的搜索。
4.建立起全方位、整体化的档案管理体系，及时的搜集各种各样的信息资源，并且可以为档案信息提供更为严密的保密措施和环境。
数字化档案管理相较于传统的档案管理拥有以下的优势：
1.信息管理数字化。档案管理人员在管理时可以采用现在高科技的网络技术，完成数字化的管理。来提高档案管理的安全性、时效性等优点，互联网的可视性、专业性可以为管理人员提供及时的查询和浏览功能。
2.资源管理虚拟化。通过互联网和档案馆相互对档案进行及时的管理，可以达到档案管理的稳定性和时效性，避免在档案借阅中的不及时和漏记等现象，从而达到对档案信息资源的便捷性管理。
3.管理信息档案数字化管理具有智能性。档案管理人员可以利用先进的软件和系统对信息的智能化搜索。搜索的速度要比普通的查阅快好几倍，这样不仅可以提高搜索的效率，还可以扩展搜索的范围，查阅到有有用的信息和资料，还可以对资料进行加密安全的管理，保证档案的安全性。比如某市1964年、1980年、1996年总体规划图，2003年“1918”道路工程建设两年大会战情况等进行了数字化。这种数字化不仅提高了档案的保存年限，更对比较珍贵的资料进行了智能化的管理，方便使用者查阅。
4.用户使用方便化。用户可以在不同的时间、不同的地点使用互联网进行信息的查阅，不受地域和时间的限制，这样可以帮助用户取得更及时、准确的信息，节省了用户的时间和精力，提高工作效率。检索速度快只需要几秒钟，而且还提高了信息的保存年限，至少100年。信息的真实性也有了一定的保证，在一定的时间内不会受到人为或者自然的损害，导致信息的失真。所以实现档案管理的数字化可以令使用者在世界的有网络信号的位置可以查询到想知道的信息。
三、数字化档案管理的重要性
（一）是时发表展的必然需求
从我国信息数字化的发展来看，其在历史的发展中受到很多因素的制约，网络技术的发展并没有引起档案管理者重视度。信息需求者者在需要信息时，不能得到及时、准确的服务，致使我国的档案管理的效率和服务，大大落后与世界的先进国家。随着我国经济和科技的飞速发展，特别是我国加入了WTO以后，档案管理的数字化在这几年迅速发展，适应了社会发展的需要。所以如果现在不加强对档案数字化管理的建设，不能利用现在国际上的先进的数字化的技术，我国档案管理就不能实现稳定发展，必将落后于时代的发展。
（二）档案管理数字化是提高我国的国际竞争力的有力手段
数字化档案管理是在旧的档案管理模式上的创新，是参与攻击竞争的有力武器，是我国科学技术发展的具体体现。它不但可以提高管理的效率，更包含多种语言、文字和文化，这些都为我国在国际环境下的发展，提供了必要基础条件。
（三）档案管理数字化还可以加强科学研究、普及知识的力度，为社会更好的服务
数字化档案管理可以提供更为准确和快速的信息，方便信息利用者的搜说。而且所提供的信息一定是具有权威性和可利用价值的信息，既能够满足科学领域的需求，也能够满足教育领域的需求，对我国的科教兴国战略有着巨大的促进作用。
（四）可以完善档案管理工作，提升档案管理工作的社会影响力
数字化的档案管理对计算机技术、通讯技术、网络技术的广泛应用，实现了科技在信息领域的具体应用，实现了档案管理体系、机构的整顿和改革，从档案信息管理角度实现了信息传递的准确性和真实性以及广泛性，真正的达到对档案信息的共享，实现了档案事业发展的飞跃，提高了其在社会活动中的地位。
四、结论
总得来说，大概介绍，分析了加强档案管理的数字化对我国社会发展的具体意义。加强档案的数字化管理是时发表展的必然需求，运用现在先进的科学技术手段完善对档案的管理，才能促进我国信息化的发展，为人们提供更好的信息服务。
作者：杨湘潭 单位：五矿二十三冶建设集团有限公司
第四篇
一、网络化档案管理的特点及优势
（一）网络化档案管理可以将管理对象数字化
网络化的档案管理并不是改变档案原有的性质与内容，只是在其形式、载体还有管理与使用方式上作出改变。在档案形式与载体上，不再单单采用传统的纸质载体，而是进一步多样化发展，以计算机等现代化信息技术处理载体为核心，不断发展，不断完善。
（二）网络化档案管理可以实现信息服务网络化
传统的档案管理下，各类的信息资源是相对独立的，缺少一定的关联性，但是网络化的档案管理下，自动化的管理技术会将档案管理与文书、资料、图书、报刊等信息资源的管理结合起来，以一体化的管理手段，把高校内部的所有信息资源连成一片，开成一个完整、科学的高校内部信息资源系统，实现全校信息资源的共享，以便于使用者更有效地进行信息的存取与利用，提高高校内部档案信息的利用效率。
（三）网络化的档案管理可以实现档案收集的网络化
档案收集的工作虽然专业性相对不强，但是如何最大限度收集档案信息成了决定室藏的水平，决定了高校档案室的身价。网络化的档案管理下，档案管理的工作者可以利用现代的信息技术与网络技术，进行网上电子文件的传输，提高了档案收集的便利性与广泛性。
二、高校进行网络化档案管理的对策分析
（一）转变观念，建立现代档案管理理念
目前，大部分的高校已经拥有自己的档案信息管理平台，可以进行基本上网络化档案管理工作。但是从信息管理平台的投入使用来看，那是远远不够的。另外，部分高校在开展网络化档案管理工作时，缺少整体规划，会出现个别的学院独立于学校整体档案系统之外，拥有一套独立的教务管理信息系统、人事管理信息系统、招生就业管理信息系统等，各自为政，学院与学院之间缺少沟通与共享，没有从根本上实现全校数据的共享与交换。所以，对于高校而言，要实现网络化的档案管理，就必须从观念上出发，随着信息时代的更新，转变观念，不断吸收新时代带来的技术成果，将高校的档案管理工作与现代化信息技术相结合，积极探索，不断创新，不断发展新业务，全面树立现代化的档案管理理念。
（二）加大投入力度，建立符合高校特点的档案管理信息平台
现阶段，很多的高校在档案管理信息平台的重视不够，资金与人力资源的投入相对较少，大多数档案管理信息平台都是从软件公司直接购买的，只有少部分的高校是与软件公司共同开发的，虽然软件公司会根据高校的特点进行调整，但是在具体的操作中还是会遇到很多问题的，很多高校具体的要求是没办法达到的。所以，网络化的档案管理是需要一定的软硬件设施作为配套的。高校应该加大网络化档案管理的投入力度，增加相应的硬件设备，根据高校的实际情况，与知名度高的软件公司合作，设计适合高校实际的档案管理信息平台。另外，高校也要加强对专业人员的培养力度，可以根据高校自身的特点，有针对性地进行自主开发，打造符合高校实际的数字化信息平台。
（三）更新档案管理的业务知识，全面提高档案工作者的综合素质
部分高校由于人力资源的限制，很多的档案管理者并非是科班出身，在档案业务知识与业务能力上存在一定的局限性，随着科学技术与信息化技术的不断深入发展，档案管理的设备不管是数量上，还是种类上与形式上都有了很大的不同，这就对档案管理工作的综合素质提出了更高的要求。所以，高校实行网络化档案管理，就要加大对档案管理工作者的培训力度，让档案管理工作者跟得上日新月异的信息技术水平，多学习，优化自身的知识结构，树立良好的档案信息管理意识，积极奉献，从思想重视档案管理工作，不断创新，探索更好的信息化建设方法，提高专业的业务知识水平，增加业务能力，加强与外部的联系与合作，积极引入新的方法，为高校的网络化档案管理提高坚实的人才保证，尽快实现档案管理的现代化。
三、结语
传统的档案管理，仅能实现单一数据的管理，存取不便，不利于管理与利用，不能适应高校日益发展的需要，不能为高校的长远发展提供有效的信息。所以，传统的档案管理终将被淘汰。而随着时代与科技信息的不断发展，网络化的档案管理应运而生。系统化、网络化的档案管理，一方面可以节省更多的资金与劳动力成本，另一方面可以提高高校档案信息的利用率，从长远来说，具有不可估量的积极意义。所以，对于高校来言，应该转变观念，重视高校的档案管理工作，建立现代化的档案管理理念，加大投入，不断完善档案管理的软硬件设施，提高高校的档案管理效率。
作者：于蓓蓓 单位：江苏省盐城技师学院
第五篇
一、高校档案信息化建设存在问题
据不完全统计，目前我国高校档案信息化建设中或多或少存在着问题，但可悲的是没有被发现，依然采取以往的管理方式，严重制约影响着高校档案信息化管理工作的发展。
（一）制度与法律不健全
经过分析，笔者认为，在高校档案信息化建设中都存在着制度与法律得不健全。虽然一些学校有电子文件的法律法规，但不是很全面，不能满足日益发展的需要或者不尽完善。这种状况长期存在着，而且无人管理。
（二）存在管理观念问题
观念是长期滞留下来的，依然习惯于传统的手工档案管理模式和方法，重“硬件”轻软件环境，重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用等落后观念。这些观念的存在，笔者认为是人的问题。首先突破改变的是人要有档案管理的创新理念，也要与信息化时代的需要相适应。
（三）基础设施不完善导致
一般来说，高校档案信息化建设的硬件设施包括存储器、计算机、复印机、刻录机等。在这些设备中如果缺少应有的资金来源保障的话，就不能很好的为之服务，也会导致信息化发展慢的原因，不能满足于档案管理的数字化、网络化建设。
二、高校档案管理信息化建设有效措施
高校档案管理信息化建设中存在问题是一种常见问题，但是如何解决是每个学校档案管理工作者的重要任务。结合实际笔者谈谈这方面的心得。
（一）档案人员要树立正确意识
这一点很重要，档案管理人员要运用现代技术和信息技术应用于档案管理工作中，工作中要不断创新档案管理工作，更要积极接受继续教育及终身教育，努力培养自己具有更深的层次、更高的综合素质，把自己从一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为“档案信息管理者”。
（二）做好目标工作责任制
这就要求档案管理人员将本单位形成的电子文件的收集、保管等工作纳入自己岗位职责范围，并落实到人。更要保证本单位产生的电子文件真实、完整、安全地保存，并适时通过数字化校园上的档案管理系统上载到档案室的服务器。
（三）完善档案队伍的建设
在这一点中笔者认为必须要有专业的团队来管理。这个团队的建设必须要有要引进相关领域人才，和对现有档案工作人员进行针对性的培训，不断提高自身素养，恪守档案工作纪律，认真贯彻执行《档案法》。
三、总结
不管怎么说，档案信息化建设是高校档案工作的重要内容，它服务的对象是学生，学生是高校的主体。从这一点来说，档案管理人员要逐步完善学生档案在收集和整理过程中的科学化、系统化，方便学生档案的利用和查找，增加学生档案的使用价值，发挥档案应有的作用。笔者认为，这既是高校提高档案信息化程度的标志之一,也是充分发挥高校档案信息化管理平台对提升高校档案的管理效率和效益,扩大其规模、延展其功能、强化其开放性的重要体现。
作者：崔海生 单位：云南林业职业技术学院
第六篇
一、创新驱动发展
（一）创新文化是推动高校档案工作信息化建设的驱动力
因此，必须重视科技创新文化软实力的建设，用科学发展观梳理高校档案工作发展思路，建立科学合理、成本低廉、优质高效的创新体制，让激励创新、敢为人先的创新文化植入到每个人思想里，落实到工作中。创新不仅是一种理念，更是知识、能力和责任的体现，只有形成以创新求发展的价值取向，与时俱进的创新动力，才能推动档案工作由传统到信息化的转变。实现基于信息系统的档案工作体系模式，是一项以信息化为特征，以信息技术为核心的深刻变革，必然会对传统的档案工作理念和手段带来巨大的冲击和挑战。同时，我们工作中的教条主义、经验主义、自以为是的态度、守旧观念和传统习惯是档案工作创新和转变工作模式的最大障碍，创新文化建设是突破障碍实现档案工作跨越式发展的根本动力。也是提升高校档案工作创新能力的根本之策。因此，必须深入探索和掌握基于信息系统的档案工作体系的科学规律，创新档案管理工作理论和实践，以创新驱动档案工作信息化建设，真正推动一场基于信息系统的档案工作体系革命，实现高校档案工作信息化建设又好又快的发展。
（二）观念更新，观念更新
是自我否定、自我变革和自我超越的过程是艰难、痛苦的强制性的转变，如同破茧出蛾，需要冲破陈旧观念的束缚，破除固有的思维方式，改变现行的工作方法和行为习惯。观念不更新，眼光就短浅，思路就封闭，就设计不出具有创新性、突破性的高校档案工作信息化建设方案，就建不成基于信息系统的档案工作体系。高校档案管理工作必须解放思想、更新观念、创新变革、破除封闭僵化观念、确立科学先进理念，开创档案工作信息化建设的新局面。追赶上时发表展的步伐、
（三）制度应当创新
创新的制度应当是保障和规范信息化建设和工作模式变革的制度，再造基于信息化环境下的新制度，广泛包容高校建设和发展相关的全部要素，重新调整内部与外部的关系，上级与下级的关系，部门与部门的关系，岗位与岗位的关系。保证基于信息系统的档案工作体系成为高校管理工作信息化体系中的有机组成部分，用制度去规范和约束高校各项工作的运行程序，使档案工作程序成为高校各项工作运行程序中的必经之路。加强对执行制度的情况进行考核，通过考核有效规范教职工的活动和行为，持续提高教职工的档案意识和培养保存凭证、留存档案的自觉性，促进、保障和规范高校档案信息化建设。
（四）技术规则立新
技术规则是指预先在高校信息化建设规划和设计思想内嵌入档案管理工作信息化相关的技术，通过技术设置来迫使人们遵守规则，最终达到对高校档案信息化建设规划和设计思想的主动认知和践行。在由传统工作模式向信息化工作模式转型的过程中，会遇到由守旧观念和传统习惯而形成的巨大阻力。技术规则是破除障碍的最好利器，比如在需要限速的道路上设置减速带强制车辆在该路段减速以防止交通事故的发生。通过设置技术规则，强制性的倒逼着信息化体系中的所有单元（系统）、所有节点（部门）、所有终端（岗位）、甚至每一个人，都必须主动适应变化，融入档案工作体系，按照程序工作，确保执行落岗，规则落实。否则将无法胜任工作
（五）知识必须更新
我们在高校档案工作息化建设的知识和认识程度上遇到了玻璃幕墙现象，我们现在只能认识和看到高校档案工作息化建设的表面却无法透视和探及本质。这就要求我们克服自满和畏惧情绪，加强学习和大胆吸纳新知识、新技术、新方法、新手段，突破实践与理论，专业与业余，封闭与开放，实体与虚拟，现实与未来的界限，丰富知识结构，弥补信息化技术知识的不足。当前，风起云涌的档案工作息化浪潮和工作模式变革，对高校档案工作者的创新意识、知识结构和综合能力，提出了更高的要求，创新意识不是无源之水，无土之木。创新意识有赖于知识的积累，丰厚的知识贮藏和良好的综合素质。在推进档案工作转型发展和工作模式转变的过程中，我们必须在学习中创新，在创新中积累知识。
（六）思路也要刷新，档案工作者同样是档案工作信息化的建设者
必须通观国内、国外信息化发展趋势，厘清高校档案工作信息化建设需求现状，放小利识大局，抛弃拿来主义，买来主义，死搬硬套的现象，避免重复建设和建成过时的东西。不能只围绕档案管理系统软件和服务器打转转，而要结合高校档案工作实际，创新性的提出校园档案云、信息校园、云校园等概念，在更高的起点上参与谋划高校档案工作信息化建设。强化全局统筹跨界管理，严格把跨职能、跨系统互通性作为衡量档案工作信息化建设的标准，实现向系统融合、规则统一、操作一体、信息共享的基于信息系统的档案工作体系转型。
二、统筹规划、顶层设计、统一建设，档案工作是高校各项工作的重要组成部分，任何一项管理工作都与档案工作密切相关
例如，在行政管理工作和活动中产生了行政类档案，在教学管理工作和活动中产生了教学类档案，在财务管理工作和活动中产生了财会类档案等。由此可见，档案所需要的文件材料绝大部分不是在档案管理机构和档案工作人员的工作与活动中产生的，而是在各职能部门每天的工作和活动中产生的。档案管理工作与学校的各项工作紧密相连，是高校管理体系中不可缺少的组成部分。因此，只靠档案馆自身搞档案信息化建设困难很大，高校档案工作信息化建设必须统筹规划，进入高校信息化建设的顶层设计，将高校档案工作信息化体系设计自上而下的落实到具体文件材料形成的初始点上，使基于信息系统的档案工作体系延伸至各职能部门的工作和活动中，使传统的树形化的工作体系转变为信息化的网络状的工作体系。高校档案工作信息化建设顶层设计的基本原则，就是要统筹所有的与档案工作有关的信息资源、重建包含档案工作信息化内容的各项规章制度、信息系统，考虑到高校档案工作信息化规划的战略性、前瞻性、统一性。
所谓战略性是指高校档案工作信息化体系只是高校管理工作信息化体系中的一个子系统，它要配合整个高校信息化建设的发展格局和发展战略，要融入高校信息化建设的总战略和信息化体系，而不能与其相悖；前瞻性是指档案工作信息化是逐步建设完成的，需要几年、十几年甚至更长的时间，所以既要考虑到中短期的档案工作信息化可持续性即人力、物力、技术保障等问题，又要考虑到和规划好远期目标及各个发展阶段的无缝连接，符合基于信息系统的体系工作模式的发展方向；统一性是指档案工作信息化建设过程中，要充分考虑到档案资源建设的多元性、广泛性，对高校档案工作信息化建设进行全方位、全过程的精细规划。实行统一领导管理，统一规划计划、统一技术体制，无论是在顶层设计或实践推进过程中必须避免由档案管理部门独自进行信息化建设的规划与设计，而是引进档案管理部门参与高校信息化建设的规划与设计，把档案工作信息化建设融合到高校信息化建设体系中，形成顶层规划、联合设计、集中投入、系统集成、配套发展的思路。打破信息化建设村村点火、户户冒烟的体制机制性壁垒，逐步建设成为跨职能、跨领域、跨业务的一体化档案工作保障体系，实现系统兼容，体系运转，信息共享，标准统一，动态管理，减少层次、避免重复、化繁为简、降低成本、提高效率，一键归档。
三、基于信息系统的档案工作体系
系统是指由若干相互联系和相互作用的要素组成具有一定结构和功能的有机整体。当前，高校各职能部门根据业务需求对信息数据资源独立规划和建设，，已形成了由财务、资产、教学、档案等管理系统构成的复杂而庞大的系统群，但是构成这些系统的硬件和软件都是封闭管理、独立运行的，结果在高校的信息化建设中造成了各种系统独立设置、信息不能共享的信息孤岛，并在一定程度上存在着基础设施和基础数据重复建设和重复投资的问题。如果能够设计一个架构，将上述独立运行的各种管理系统整合集成起来，就可以实现信息化水平、综合管理能力和工作效率的大幅度跃升。而将这些系统有效整合起来的架构就是体系，简单的说，体系就是将各种不同的系统集成起来组成的一个整体。所谓系统集成（SI，SystemIntegration），就是将各个分离的设备、功能和信息等集成到相互关联的、统一和协调的体系之中，使设施和信息资源达到共享，实现集中、高效、便利、实时的管理。实现各种不同功能系统集成的一体化形式，是档案工作信息化建设的基础。基于信息系统的档案工作体系是指为实现档案工作的信息化管理能力，由各种既可以独立运行与管理，又可以整体同步、协调运转与管理的系统构成，并以“文件材料运行回路和人为回路”的方式不断调整与完善的系统。能够实现人的档案工作意志，体现人的档案工作目的和档案工作企图的系统集合，被称为档案工作信息化体系。基于信息系统的档案工作体系模式的前提是数字技术、网络技术、信息技术及其应用。
档案是由人的工作和活动而形成，必然在人与人之间建立联系或联动机制，能够建设成为体系。将高校各项工作、工作单元、工作要素连接起来形成“神经系”，其中任何一个节点出现活动都会引起体系的注意，各类信息系统之间的信息共享和有效转递是实现档案工作信息化的关键。基于信息系统的档案工作体系模式的突出特点表现在：一是收文管理、行文管理、职能管理、项目管理（教学、学生、科研、设备、财务等）、档案管理、查询管理、用户管理、数据管理、技术支持等模块一体，各系统互通、互联、联动操作。信息形成、信息采集、信息传递、信息处理实时监控，实现从各项业务终端到档案工作中枢的无缝连接。二是打破了档案工作以及其他各项工作相互分割的界限，实现了各类信息共享和各项工作标准化、规范化。三是档案由实体空间向虚拟空间拓展，并受到虚拟空间的制约和影响，档案工作体系模式将离不开网络技术和信息技术的支持。四是档案工作体系模式更加重视个人的作用，基于信息系统的档案工作体系模式对个人的综合素质和能力提出了新的更严格的要求。在网状结构的档案工作体系模式中，每一个人都是档案工作体系上的一个节点，其自觉性、主动性、积极性和综合能力的发挥，直接影响到档案工作的效率和质量。
档案工作信息化建设是一项复杂的系统工程，包括了基础设施建设，内部与外部的组织机构建设，软件系统及体系建设，系统技术支持、安全保障、灾难备份与恢复体系建设，信息化技术与档案业务及档案管理意识培养机制的建设等，是一项综合性、系统性、创新性工程。高校档案工作信息化建设牵涉到高校工作的方方面面，是一个动态的、渐进的、长期的过程，它的整体性和协调性是非常重要的，没有高校领导层的重视、参与、协调和督查就不可能无遗漏地布置和落实。因此，高校档案工作信息化建设必须坚持统筹规划，顶层设计，统一建设，破旧立新，系统集成，信息共享，形成基于信息系统的档案工作体系，才能推进高校档案工作信息化建设健康、稳步、快速发展。
作者：何强 单位：济南大学档案馆