一、文书工作和档案管理工作的关系
文书工作的主要任务是负责对来自不同渠道的各种文件进行收发、登记、传阅、督办，并对相关信息资料予以整理、保管，并对所有材料按不同类别、不同来源进行归档。而档案管理工作的主要任务是对前述所有文件、相关信息资料进行接收、分类、整编、保管，使之日后得到有效利用。文书工作为档案管理工作和企业后续的经营管理工作提供有力支持和科学依据。其次，文书工作与档案管理工作二者既是紧密联系的，又是相互促进的。文书工作质量的高低及其效果如何，对档案管理工作的质量和效果起着决定性作用。
如果文书工作阶段所提供的不是全面、完整、可靠的文件资料，就不可能有日后全面、完整、有据可依的档案。从另一个角度说良好过硬的档案管理工作会促使文书工作更加科学化、规范化、系统化。档案管理工作的过程是要通过审查需要归档文件资料是否齐全、完整来发现文书提供的文件材料是否系统、规范、齐全、完整等，这对于做好文书工作无疑是一种促进和考验。
二、文书工作人员的档案意识与能力素质直接影响档案基础管理工作水平
文书工作人员在文件处理过程中，从工作初期就要具有高度的档案工作意识，始终与档案工作联系在一起，把档案工作看作是自己工作的下一个重要环节。文书管理工作表面上看是一些具体的日常事务性工作，而其实际工作内容却是一项专业性很强的工作。文书工作从业人员所需要具有的专业知识和其自身所必须具备的良好的个人素质、工作能力和工作态度直接或间接的影响着后续档案管理工作质量的优劣、高低。
如果一个文书工作人员不熟悉本单位的业务流程，不了解文件材料的相互关联，就很难做好文件的立卷和归档工作。因此，文书工作的从业人员首先必须在认真学习和掌握好《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》及《归档文件整理规范》等相关国家政策和法律、法规的同时，还要依照本单位工作的实际情况努力学习、掌握好相关业务知识，努力提高自己的业务能力和工作水平、不断增强工作责任心，认真履行文书处理工作条例，以严肃、认真的态度检查经手的每一份文件、资料，对于来自不同渠道的每份文件、附件等都务必做到规范、齐全、完整，确保各种文件资料达到立卷归档的要求，做到每一项工作都有据可查，发现材料缺少要及时查找和追要。
对于一些重要文件的附加材料，如重要讲话、领导批示、会议纪要等，更要及时收集，加以整理，并确保文件资料齐全、完整。正是因为文书工作从业人员所具备的这种较高的档案工作意识，为后续的档案归档、立卷工作提供了方便，并为档案管理工作打下了坚实的基础。文书工作人员的定期立卷、归档工作对档案管理工作中的作用意义重大。立卷归档是文书处理工作的一项重要工作内容。它既是公文处理的最后一个环节，同时又是档案管理工作的开始。
所以文书工作人员在平时工作中就应重视收集，从公文撰写开始到公文制发、传阅、督办，到最后的归档管理，都要进行全过程监督、管理，确保不疏漏和每一个环节的完整。文件资料办理完毕，应及时收集围绕文件形成过程所有相关材料，做好所有需要归档材料的前期基础性工作，按文件形成所需的附件和相关资料，及时地将文件对号入座，确保文件材料系统、规范、齐全、完整。这样，为后续的档案归档、立卷工作能够顺利完成提供有力的保证。
三、文书工作通过办公自动化在“文档一体化”中发挥枢纽作用，影响和决定档案信息化建设水平
文档一体化是文书工作人员实现从公文撰写、制发、收发、登记、传阅到档案归档管理的全过程办公自动化（OA）管理、无纸化办公。“文档一体化”是在协调、理顺文书管理工作和档案管理工作两个环节的基础上，运用计算机辅助管理的有利条件，合理调整归档文件的整个工作流程，利用OA管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，使文书工作中文件的收发、登记、传阅、督办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、最大限度的利用文书处理工作取得的成果，大大简化了繁琐的文件整理归档工作，避免了重复录入和扫描等工作，从而达到文件处理简单化、完成案卷系统化、查找利用标准化，最大限度的提高了工作效率和节约了开支，减轻了档案人员的工作量，使档案管理人员有更充足的时间进行开发、利用档案。文书的信息化工作能力和素质，决定文档电子化、一体化能否顺利运转，在某种程度上决定了企业档案管理信息化水平。
作者：韩敏华 单位：山东百年电力发展股份有限公司