2021-4-13 | 人事管理论文
一、亟待信息化的工作内容
1.考勤及假期管理
网络可提供实时数据，方便人事工作者了解当下全院职工的出勤情况、休假的剩余天数等;考勤科室通过系统也可以清楚地了解科室职工目前享有的年假天数，科室可在系统规定的年假天数内审批职工的请假要求或建议职工在适当的时机进行清假。
2.统计
医院作为事业单位、医疗单位、教学单位，需要为上级统计部门、人事部门、卫生部门、学校、医院领导及院内各科室提供各种不同的统计报表及数据，运用人事管理信息系统可自动取数，生成各式统计报表，让人事工作者从繁重的数据统计手工操作中解脱出来，同时也避免因统计操作者的统计方法或数据处理方式有误而使统计数据产生偏差。系统的快捷便利性，也能为上级部门立即提供需要的各种数据，效率大大提高。系统还可根据需要从不同维度对医院人员情况进行统计分析，为医院领导提供各种直观真实的统计数据，翔实准确地反映医院各部门的人力资源、人员成本支出等情况，以供医院管理者进行决策。
3.招聘
传统的招聘是通过在单位公布栏张贴招聘启事、参加人才招聘会或通过学校毕业生就业中心公布招聘信息等形式进行，这些方式存在影响力有限、地域及时间受到限制、经费高等缺点。随着网络高科技术的发展，通过在网站上公布招聘信息，利用电子邮箱或简历库收集应聘人员资料，极大地扩展了求职者来源，节省了招聘经费。利用电子招聘系统，还可快速地对应聘者进行筛选分类，导出系统上符合要求的应聘人员信息，从而节省招聘工作人员的时间，提高了招聘速度，减少了工作人员在汇总应聘者信息时的人为信息输入错误。
4.劳动合同管理
《新劳动合同法》出台之后，对企业的管理水平、管理态度提出很高的要求，如果不及时和职工签订劳动合同或是漏签，将使企业蒙受经济损失甚至是惹上官司。人事管理信息系统的劳动合同管理预警提示功能，就能很好地避免这种风险，它令人事工作人员变被动为主动，同时增强了职工的满意度。利用系统丰富的信息查询功能，还能完整了解职工在单位期间的考勤、绩效考核、职称晋升等情况，在考虑职工试用期满是否继续留用及合同期满是否续签时作为重要参考。
5.薪酬
工资是职工最为重视的事情之一，不容一丝错误，但靠人工调整工资的方式容易造成错漏，而信息系统的智能自动计算功能可以很好地对职工薪酬进行管理。通过汇总系统中的职工考勤、岗位变动、职称晋升、绩效考核等信息，利用原先设定的公式进行自动套算，使到工资管理及时无差错，避免了人工查找、计算造成的错漏。
6.绩效考核
绩效考核的工作量巨大，并产生大量纸质资料，人事部门要花费大量时间进行汇总，对科室评判结果的核查也存在麻烦，系统能很好地解决考核过程中耗时耗力及资料保存问题。各层管理者可通过授权，在系统上按设定的评判指标给考核对象打分。人事部门通过系统进行数据统计汇总，并可随时方便查阅科室的历史考核资料及结果。职工也可通过自助平台查询到个人的考核结果，从中得到绩效反馈，了解自己的优势与不足。
7.业务流程信息化
人事部门的很多业务之间存在协同关联，如新职工报到→签订劳动合同→搜集个人信息资料→起薪→购买社保，这些业务时效性、关联性都很强，如不能及时办理或发生错漏，照成的后果是要用更多的精力去补救甚至给单位及个人照成重大损失。单位对劳动纪律等虽然有建立规章制度，但这些制度落实的过程中，容易因用人科室管理者、人事部门工作人员、职工个人的疏忽或对相关规章制度的不了解，造成制度得不到贯彻，产生用工风险及违规事件。信息系统的投入，消除了手工作业分散、隔离、盲目等现象，实现了各管理功能的关联，保证了信息共享，促使流程规范化，从而使各项人力资源管理职能在实际运用中得到衔接。
8.员工个人的自助服务
职工个人可以通过系统查询个人的基本信息、薪酬明细及变动原因、劳动合同签订情况、绩效考核情况、考勤休假情况等，并可在系统上查阅各种人事政策及医院规章制度。人事部门亦可通过系统向职工中的目的人群以电子邮件或手机短信的形式发布信息、布置工作。信息沟通途径的畅通，使职工无须动辄就到人事部门询问制度、考勤、薪酬变动等问题，即方便了职工，也减轻了人事部门的工作负担。员工的自助服务有助于建立一个透明、标准的人事管理模式，有助于人事部门做好职工的服务工作，有助于提升员工对人事部门、对医院的满意度。
二、实施人事工作信息化的应对措施
1.加强管理者对于人事管理信息化重要性及必要性的认知，确保资金的投入
信息化必然需要大量资金的投入，很多医院领导已经认识到数字化医院的重要性，并花大量资金用于医院计算机网络的改造完善、实施门诊信息系统、检验信息系统、电子病历系统等项目，这些业务信息化的举措大大地改善了工作质量、提高了工作效率，产生了良好的效益。但是对于人事管理信息化，由于医院人事部门仍扮演着传统上事业单位中处理日常行政管理事务的角色，单纯运用简单的电脑办公软件来开展工作似乎也是尚能应付需要，医院管理者不一定认识到花大力气、投入巨大成本去将原有的人事业务信息化的必要性。只有当管理者认识到人事管理信息化对于合理高效开发和管理“人”这一医院最重要资源的作用，对于优化医院管理的作用，对于增强医院核心竞争力的作用，并愿意投入资金、投入技术力量去建设人力资源信息系统，才能真正地推动医院的人事工作信息化。
2.选择合适的人力资源信息系统
有些单位选择自习开发系统，有些则选择购买专业开发商开发的产品，不论哪种形式，人事部门对于整体系统的规划应该有一个明确目标，对于系统的实施范围、运用层面及预期效果有明确设定。管理软件对于安全性与稳定性的要求很高，系统运用中维护及升级优化问题也是不可忽视的问题。所以选择适合自身发展的人事管理系统，选择有实力、可信赖的系统供应商，对信息化的实施效果起着关键性作用。
3.加强人事工作人员对于信息技术的掌握
有了一个好系统，还需要好的系统管理者，才能将系统的优势发挥淋漓。新形势下，医院应重视培养懂业务、懂管理，同时熟悉信息技术的复合型人才，提升人事管理工作人员对于信息的敏感性及能力。系统数据维护者必须有高度的责任心，及时、准确地对数据进行维护，才能维持系统的可信度及可运用性，避免数据错误引起系统混乱甚至造成重大错误。人事系统管理者应根据人事政策的变化、在工作中遇到的新问题新情况，对信息化建设提出自己的见解及建议，使系统能不断完善优化，给人事工作提供强大的技术支持。
4.增强信息的共享性
人事部门负责职工个人信息的采集，工作中经常会遇到相关科室要求人事部门提供人员名单、人员信息及统计数据等，如能实现信息的共享性，各相关科室不需重复采集录入职工的个人信息，有助不同科室间职工信息的统一性、准确性，也避免重复劳动及减少工作量。信息的共享也有利于将不同科室间的数据进行整合分析，例如人事系统与财务系统的对接共享，就能便捷地对医院各部门的人力配置与人员成本支出、病区效益等情况做出统计分析，为合理地制定薪酬方案、进行人力配置提供科学的数据参考。
5.处理好信息技术与传统业务的结合问题
信息化建设不是单纯地购买计算机硬软件，不是上马系统就万事大吉了。信息化只是一种技术、一种手段，必须同时对原有运作流程和管理方式进行梳理变革才能发挥出应有的功效。在实施信息化的过程中，通过对制度进行流程化，对流程进行重组优化，使办事流程规范清晰，同时借助现代信息技术力量的辅助来整合业务流程，使业务的发展得以上升到一个新的平台，达到科学、高效、规范管理的目的。信息化管理也并不意味着传统手工作业的消失，资料的审核、把关、输入系统等等程序仍需、而且必须由人事工作人员手工进行，如此才能保障系统数据的可靠性。
三、实施人事工作信息化所产生的影响及展望
人事工作信息化将人事工作人员从繁琐的日常行政事务性工作中解脱出来，将更多的时间跟精力投入到以人为中心的工作重点上，投入到管理性、战略性问题的思考中去，实现人事管理由模糊管理向精确管理的转变。再者，人事工作信息化通过技术手段提高了人事管理水平，规范了业务流程，使人事管理更加高效科学。可以预见的是，随着高速互联网技术、云计算技术和SaaS软件架构的兴起，信息化管理将在人事工作中扮演越来越重要的作用，它突破了人事工作者自身的局限性，充分利用信息技术快速、准确、互动、海量存储的特点，发挥数据挖掘和分析的优势，突出业务智能和辅助决策发功能，以技术促进变革，将传统上单纯的“人事管理”上升到“人力资源管理”水平，进而增强了医院的核心竞争力，保持并增强医院的发展优势，使医院在激烈的医疗市场竞争中立于不败之地、迈向更加辉煌的明天。
作者：刘丽瑜 宋斐 魏晓贤 单位：中山大学孙逸仙纪念医院