一、档案的实体安全管理
建立健全档案调归卷制度，规范档案利用人员在借阅、查看过程中的手续处理，确保档案借阅前后安全无损坏。对于档案室的管理，从业人员要有计划性，每月每年都要有清点计划，了解和掌握所管理的档案完整安全，并做好相关的数据记录。为了提升档案资料实体的安全，档案管理机构要定期抽检一定比例的档案，及时发现问题，解决问题，确保万无一失。对于新的实体档案在保存前要做好消毒除尘工作，对于老化的档案资料要及时保养，抢救，采取或者有效的补救措施。对于涉密级别较高的档案可以特殊问题特殊对待，进一步强化安全管理意识。
二、档案的信息安全管理
档案的类型越来越多，纸质化的、电子化的、数字化的等等，随着计算机技术和网络在档案管理的中的使用，这一定程度上给档案资料的信息安全埋下了隐患，所以新形势下，信息安全已经成为档案安全管理工作的重心。为了确保档案信息的安全，应该依据我国的《档案法》，划分档案的秘密级别，实施档案保密制度，从制度上确保档案信息的安全。对于档案，还要做好价值的评估和鉴定，科学、准确的区分、判定档案开放与控制使用范围。档案从业人员还要有责任意识和法律意识，对于档案的查阅和使用必须遵循一定的审批手续和相关制度。在档案资料的开发利用中，涉密较高的档案要汇编的话，应当经原制发机关、单位批准，未经批准不得汇编入册。档案管理结构和从业人员，还要学习计算机技术，树立安全意识，规范操作行为，规避计算机病毒、黑客等袭击，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网。应加强网络安全防护，依据分区域、按等级、多层次的防护思想进行了安全规划、安全评估、安全加固与安全维护，并且对过去已有的安全技术实施进行改进与增强。建立操作权限管理制度，明确权限和操作范围；建立操作人员密码管理制度，定期修改管理密码；建立计算机病毒防治制度，定期进行病毒检查等。
三、档案的库房安全管理
档案资料越积越多，需要存放的档案室或者库房需要的面积也会越来越大，安全系数要求也会越来越高，人员配置要求也要越来越齐备。对于档案室的大小来说，要具体问题具体分析，必须符合本单位本企业的档案管理需求，对于新建的档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》的要求。对于原有的档案库房需要升级，提升安全系数，改善环境，确保档案的安全。对于档案库房来说，要防火、防潮湿、防震、防光等，在库房建筑的材料上要选择那些防火性强，防潮湿能力好的素材，并且具有一定的密封性。库房门窗还要防光，库房内的报警系统和灭火防水设备要一应俱全，消防器材要及时更新，防止过期或者损坏。确保库区内消防通道畅通，应急照明完好、疏散标志清晰。档案库房排除闲杂物品的存放，特别是易燃易爆的化学染料。库房的安全还包括防盗设备的安装和使用，要有一定的监控设备，监控录像要有一定的自动保存期限，并且最好做到高清摄像。库房的安全还要注意室内的温度和湿度，一般来说温度应控制在14-24℃（±2℃），相对湿度应控制在45-60%（±5%）。库房还要配备驱赶老鼠、虫子、霉变的药品，杜绝相关灾害的发生。档案室应建立特藏室或专柜，对馆藏重要、珍贵档案采取特殊的安全防护措施，确保重要、珍贵档案的绝对安全。
作者：王娟 单位：河南省中纬测绘规划信息工程有限公司