一、科学整理
幼儿园的业务资料涉及到各个领域，如何按照一定的规律科学整理，从而帮助园长全面了解幼儿园的工作现状与水平，从中发现幼儿园和老师在教育教学活动中普遍存在的问题？在整理的时候，笔者把这些业务资料进行一定的分类：①园务管理。在园务管理资料中，主要涉及一些上级下发的文件、本园的各类计划总结、幼儿园的考核考评资料、人员配备资料、幼儿园制度建设资料等；②后勤管理。后勤管理资料包括安全方面的资料、保健工作资料、保育员工作资料以及食堂工作人员资料；③家长工作。包括家长学校工作、家委会工作以及日常家园互动资料；④教育研究。在教育研究资料的收集整理中，主要包括园本教研资料、幼儿园特色研究资料、园本课程资料以及幼儿园教研课题研究资料；⑤教师发展资料。在教师发展资料中，主要包括骨干教师培养、新教师培养等资料；⑥幼儿园科研资料，幼儿园科研资料包括幼儿园课题研究的各类资料等。所有这些资料在整理的过程中，笔者都按照一项活动一个排号的原则进行整理。这样既可以杜绝卷内文件材料插花图的现象发生，同时，详细的分类更方便园长对于各个部门的具体工作内容的了解，从而找出提高幼儿园发展的各类有效因素，制定切实可行的计划。
二、系统管理
幼儿园的业务档案资料保存的目的就是为了更好的利用、充分发挥档案资料的作用，因此，在管理的过程中，笔者力争做到由分散到集中，由零散到系统的系统化管理。具体体现在：①由分散到集中———突出内容的整体化。反映幼儿园职能的活动资料一定要完整，注意保持内容上的衔接：如幼儿园课题研究资料，一般来说一个课题研究少至研究1年（个人微型课题居多），多至研究3~5年，跨年度的情况经常发生，因此在资料管理的过程中，就要把课题资料前期的调查研究资料、申报资料、课题研究的过程性资料、课题研究的结题资料全部整理齐全，系统管理，从而反映本课题研究的整体过程。②由零碎到系统———突出时间的延续性。一般来说，幼儿园的业务资料整理为一个学年一次，因此，在管理的过程中，笔者将每次承办完的活动资料先暂时存放起来，然后在每个月的结尾，将已经完成的活动资料进行初步整理，还没有承办完的资料暂时不整理，等到本次活动结束，再将这些资料放在结束月的当月活动资料之中，从而避免了资料的混乱。
在这里，还要说到关于电子档案管理。随着现代科技的发展，计算机辅助文件整理归档更加提高了档案整理的质量和效率。因此，在业务档案资料管理过程中，笔者使用了文本和电子资料相结合的方法，使得文本资料和电子资料融为一体。四、有效利用幼儿园业务档案资料是幼儿园管理工作的重要组成部分，如何让业务档案发挥其作用呢？
1.建立有效的资料索引。结合电子档案管理，建立了有效的电子资料索引，如把所有资料的目录按照整理好的类别和具体编号全部输入电脑，并注明该档案的保存形式为文本还是电子，文本档案的根据该档案编号及时寻找到相应的档案，而电子档案则可以直接通过目录的链接即刻查询，这样如需要查阅哪方面的档案，只要通过目录就可以一目了然，顺利找到。
2.提供良好的档案查阅环境。为了方便大家查阅档案，在档案室里摆放了桌椅、存放电子资料的计算机，同时安装了理想的光照设备等设施设备，便于大家在比较舒适、安静的环境中查阅资料。
3.建立规范的借阅制度。为了防止借阅过程中资料的遗失，制定了比较规范的借阅制度。主要包括：借阅资料的登记，包括借阅的时间、借阅资料的具体内容、借阅者姓名等；归还手续，包括归还日期、借阅者签名、管理员签名；借阅者的利用守则：包括借阅者在借阅过程中，必须爱护资料、不污损、涂改资料等。“星空需要仰望，实地更需脚踏”。不管是对于业务档案的管理工作，还是行政档案的管理工作，脚踏实地才是我们做好工作最重要的有效途径。
作者：姚云芳 单位：江苏省昆山市东部新城幼儿园