１农业科技档案工作存在的问题
１．１科技档案分散，资源浪费巨大
黑龙江省农业科学院２０１２年承担各级各类大项目１５７项，其中国家级大项目４４项，国家自然科学基金项目３项，全年审定和登记作物新品种３５个，获得各类成果奖项６６项；２０１１年承担各级各类大项目５５项，其中国家自然科学基金项目５项，全年审定和登记作物新品种３１个，获得各类成果奖项６６项；２０１０年承担各级各类大项目９１项，全年共审定和登记作物新品种３６个，获得各类成果奖项４６个。仅从这３ａ的统计数字来看，黑龙江省农业科学院科研项目多、成果多，相应的就会产生大量的科技档案，如此庞大的科研项目和科技成果由全院３０个分院和研究所共同完成，在科研工作中形成的科技档案也分散在３０个分院和研究所，无法发挥这些科技档案的集成效应，造成资源的巨大浪费。
１．２农业科技档案归档率低
一是科研工作管理体制不完善，有些单位科研管理和档案管理严重脱节，科研档案归档率低；二是农业科研工作周期长，档案来源比较分散，没有收集或没有全部收集到档案室统一保管，造成档案资源流失；三是有的科技人员视科研档案为个人财富，不愿意、不放心将科研资料交由档案管理人员管理，致使档案工作难以开展，甚至造成科研档案断档。
１．３科技档案整理与保管不规范
有的单位将耗费人力物力形成的科技档案散放在档案柜里，甚至是多年的科技档案堆放在一起，没有经过登记整理，容易造成档案损毁，更不利于档案的开发利用。
１．４科技档案开发利用有限
科研档案管理存在重保管、轻利用的问题，而档案的价值在于利用，档案没有提供利用服务就是死档案，其价值和潜力就体现不出来。
１．５科技档案管理方式落后
２１世纪已进入信息时代，但基层的档案管理工作显然没有跟上时代的步伐，管理方法和手段落后，还是传统的手工操作，计算机技术、网络技术、数字处理技术在档案管理上的应用处于起步阶段。
２加强农业科技档案工作的具体措施
２．１加强科技档案收集和管理力度
科技档案实行集中统一管理，是科技档案工作的基本原则。在档案管理工作中，档案材料的收集是做好档案工作的基础和关键，没有档案的收集工作，就不能把在生产、科研活动中形成的科技档案作为国家的财富集中保管起来。我国档案法规定，对国家规定的应当立卷归档的材料，必须定期向本单位档案机构移交，集中管理，任何个人不得据为己有。科技档案的收集工作是保证科技档案完整、准确的重要措施。黑龙江省农业科学院农业科技档案的收集应从研究课题项目的任务下达开始，经过各阶段试验，至最后总结、成果鉴定、推广示范的整个过程，材料收集整理后由各分院、研究所档案员定期向黑龙江省农业科学院档案室移交，以保证档案的完整、系统和有效利用。科技档案的收集工作还必须把好质量关，除做好科技文件归档前的监督、指导工作，还要特别加强接收归档的验收工作，确保归档科技文件的质量。
２．２加强各科研院所档案管理工作的合作
全院３０个分院、研究所的科技档案管理工作基本上是各自为政，没有形成一种上下联动的网络结构，院机关档案室要加强对下属单位档案工作的管理，全面履行档案机构的职能。科研处对全院科研工作起管理作用，对全院的项目申请和科研成果应有全面的了解，科研处要协助院机关档案室做好全院科研档案管理工作，每年向院机关档案室提交前一年全院的科研项目清单，包括项目申请单位、项目内容、项目年限、课题主持人等，以便对各分院、研究所的档案管理进行监督指导。各科研院所要把档案工作列入科研计划、科研课题、科技成果管理工作中，把科研档案的形成、积累、归档等工作纳入科技人员职责范围，并作为科技人员晋级、授奖和评、聘技术职称的依据之一［２］。
２．３完善农业科技档案管理制度
档案管理制度不仅是档案管理工作标准化、规范化的依据，而且是日常管理工作的操作指南［３］。档案工作人员要按照科技档案管理规范的要求将黑龙江省农业科学院的科技档案进行分类、整理、归档。整理是科技档案实施科学管理的基础，其实质是对科技档案进行有序的组织，经过科学整理，科技档案能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示，从而易于科技工作者了解和熟悉所管理的科技档案，能够准确、迅速地提供利用。此外，档案管理人员要认真学习档案法律法规，掌握并落实档案管理行业标准，进一步加强和完善科研档案管理制度体系。
２．４加强农业科技档案的开发利用
档案管理工作的主要目的是为了利用，档案利用是实现档案价值的重要途径，如果档案得不到利用，就不能达到为科研和农业生产服务的目的。首先，通过编制档案检索工具，提高档案利用效率，积极开发档案信息资源；其次，利用多种形式广泛宣传，扩大科技档案的利用范围；第三，要进行利用农业科技档案推动科技成果转化，使农业科技档案应用于农业生产；最后要通过档案编研工作，提高档案利用效能，档案编研工作是对农业科技档案中的内容进行筛选、分类和整合，形成科技成果简介、数据分析、综合性述评、专题汇编等编研成果，帮助档案利用者在更短的时间内对某一问题有更加全面的了解［４］。
２．５运用现代化的方式方法管理农业科技档案
传统的档案管理完全是手工操作，管理方法和手段落后，效率低下。计算机技术、网络技术、信息技术突飞猛进，给档案工作增添了新的动力。利用现代信息技术手段，将传统介质的档案进行加工处理，将其制成档案信息数据库，使之能够通过光磁介质进行保管保存与提供利用，实现档案信息资源的深度开发与广泛利用，为实现网络环境下的档案信息资源共享奠定基础［５］。利用互联网，实现档案资源共享，向科研人员和广大农民提供档案信息的查询服务，使档案利用者借助于网络可以实现快速方便的档案信息查询，并通过网络完成档案信息的传输服务。这就要求农业科技档案管理者必须与时俱进，努力学习新知识新技能，熟练掌握和运用现代化管理手段，提高档案信息化服务水平。
作者：李艳芳 安咏梅 单位：黑龙江省农业科学院