2021-4-10 | 档案管理论文
随着时代的变化，理论总是处于不断发展与完善的过程中。我国电子文件管理研究从九十年代中期开展以来，经过了十多年的不断努力和发展，取得了一定的成绩和进步的。而随着理论研究的日益成熟，目前电子文件管理正逐渐步入“实战”阶段。但从实际工作状况看，从正面引导和指导机构进行电子文件管理是一个方面，而更为重要的是要告知这些机构如果不这样做，会有什么样的后果。反面的告诫和提醒在机构电子文件管理意识普遍缺乏的状况下还是比较有效的。“如果说一般的电子文件管理方法着眼于‘应该如何管理电子文件’，风险管理则重在指出‘如果你不这样做可能遭受哪些损失？应该如何应对？’”这种“未雨绸缪”式的风险管理似乎更适合于电子文件这样一个常常被忽视的领域。也就是说，常规的电子文件管理主要着眼于‘应该怎么样’的正面措施，而风险管理则选择相反的角度，从查找电子文件风险的视角着手管理，是对一般电子文件管理的有益补充。”因此，电子文件风险管理研究应需而生。它不是生搬硬套，而是基于对电子文件自身管理特点及其与机构业务活动之间关系的理解和把握。
档案风险管理理论研究在原有档案理论基础上，吸收档案管理实践经验成果和借鉴风险管理理论，并加以融会贯通，让档案学理论呈现出清新的风貌，是档案管理理论研究过程中根据档案管理实践的发展，不断进行新的探索、修正、完善自身、使其随着时代的发展而进步的表现。
风险是安全的对立面，风险的存在就意味着安全事故发生的可能性。风险管理就是安全管理一部分,而且是核心组成部分,它既是一种安全指导思想,同时也是一种安全实践方式。档案管理中的众多风险，正是影响档案安全管理的负面因素。“档案信息安全保障体系建设”提出后，学者积极运用风险管理理论探讨档案安全保障体系建设问题，促进了档案风险管理研究的发展。
目前我国对档案风险管理的研究既有理论层面的阐述，也有基于实践层面的探索，研究内容主要集中于电子文件风险管理、档案信息化建设的风险及防范、专门档案的风险管理等方面。
电子文件（数字信息）管理最先引进风险管理理论进行研究，其后一直是研究的热点。在这方面，最初的研究文章主要着眼于电子文件存在的风险和防范措施，主要基于电子文件管理实践过程中风险因素造成损失的状况和如何防范进行总结，研究偏重技术方面。正式提出“电子文件风险管理”后，国内对电子文件风险管理研究主要集中在对该理论的概括论述方面，其次是电子文件风险识别与评估、风险防范与应对方面。对“电子文件风险管理”，已经形成完善的概念基础并提出系统的研究框架。伴随着电子文件风险管理研究的不断深入，研究重点又将逐渐转向更广阔的实践层面，在理论指导下探讨如何解决电子文件管理实践中的风险问题。
档案信息化建设风险和防范是档案风险管理研究中的另一热点。这一方面的研究多是从档案信息化实践状况出发，对档案信息化建设中出现的风险问题进行总结并提出对策。目前学者提出的档案信息化建设风险因素主要包括观念和认识风险、投资风险、技术风险、管理风险、人才风险，从而提出的档案信息化建设风险应对和防范措施有实行分等级风险管理措施，加强培训、提高档案工作人员对档案信息化的认识，预留风险保证金、制订建设规划、防范资金风险，采用逐步更新、持续改进的技术措施，引入信息监理方等。档案信息化建设风险和防范研究，尚未像电子文件风险管理那样提出系统的管理框架和风险应对模型，还未形成严密、系统的理论体系。
专门档案、科技档案风险管理方面，涉及的内容包括城建档案、人事档案、企业档案、商业银行电子文件、保险业电子文件等方面的档案风险管理问题，所涉行业范围较广，包括银行业、保险业、建筑业等，所涉单位类型包括银行、保险公司、建筑设计单位、高校等，这类论文研究的专门档案载体类型多是电子文件。但这方面的研究多停留在实践经验的零散总结层面，或只是对电子文件风险管理理论的简单套用，对专业档案、科技档案风险的特殊性没有深入挖掘，尚未形成严密、系统的理论体系。
本文作者：张云艳 单位：阜矿集团清河门矿档案室