考古档案管理的对策和方法

一、考古档案的特点

1.及时性。档案的可靠性取决于其结构的完整程度以及其形成过程的控制程度。在考古工作中，每个环节都会产生一些相关的原始档案，对这些考古档案的收集整理和归档管理，必须要进行严格的控制，最重要的就是与考古工作进展在时间上保持同步、在范围上保持一致，即对考古工作的每一阶段、每个工作环节所产生和形成的档案材料，都要及时进行系统收集、规范整理和归档管理，使其与相关的考古工作相辅相成，构成完整系统的档案记录。比如，在发掘中对浮选土样进行取样工作时，必须及时的做好取样的标签，记录下所取土样的容量、在探方中的位置、所属单位、采集者和采集日期等信息，并在每天的探方日记中做详细描述，这些工作都与取样工作同时进行，不可滞后。

2.更新性。考古工作中的档案管理是一个不断更新的系统工程。从考古调查、勘探和发掘，到之后的实验分析和文物保管等过程中，虽然《田野考古工作规程》规定严禁改动任何原始记录，但是当有新的数据时，对档案资料必须随时更新和补充。所以，要随时跟踪管理，做好考古档案的收集整理与保管，形成完整的资料档案，并统一按照规定的顺序整理建档，形成资料库或电子数据库，便于统一管理、检索、查询、数据的扩充和数据库的升级。

3.多样性。由于考古遗址的不可再生性，且限于科技水平等限制，考古工作总是不能尽如人意，总会或多或少地忽略掉一些当时尚未认知的信息。一定程度上来说，这种破坏是在所难免的，考古工作者为了将破坏降低到最小，最大限度地获得各种资料，越来越多地采取了多学科、多手段的研究方法，动物考古、植物考古、环境考古、石器分析、GIS地理信息系统等科技考古手段应运而生。这也就决定了考古档案的形式具有多样性，有文字记录、图纸、照片、拓片、录像、电影胶片等等。考古档案的多样性，决定了档案管理工作具有较大的难度。

二、考古档案管理的对策和方法

如何对田野考古档案资料进行规范化的管理，使其能更加有效地发挥作用，笔者认为主要有赖于档案管理队伍建设，以及资料的获取、移交到管理各个环节的规范化。

1.加强考古档案管理队伍建设。要实现档案管理的科学化，档案管理人员构成不能都是考古学专业，应有理工科或档案管理专业，首先必须具备专门的档案管理技勤人员，由具备档案管理专业知识背景的人员来负责档案的点收、立案、编目、典藏、清理、转移、销毁及应用等作业执行。实现考古档案管理人员的专业化的途径，一方面可以从高校引进档案专业的高素质人才，在人才招聘上提高档案、计算机等方面专业人才的占有比例；二是加强内部档案工作者的知识和技能培养，应在保证内部档案管理工作有条不紊开展的基础上，鼓励档案工作人员参加各种业务培训和会议，如每年举办的档案计算机管理培训等，让内部档案人员拓宽专业基础知识。在考古工作结束的一段规定时间内，由档案管理的专门人员对所有考古档案进行集中归档整理。

2.加强考古档案管理方法的科学化。要加强考古档案管理方法的科学化，首先要指定系统的管理制度，要在考古工作开展之前，对资料进行规范统一要求，如记录本的规范统一、图纸规格的统一、摄录像及照片的统一等都应有科学规范的要求，只有如此才能为规范管理提供保证。其次，为避免档案移交拖欠现象，除建立严格的档案移交制度外，应把考古档案管理工作纳入各部门的年度工作目标，这样才能有效地督促各考古部门及时将考古发掘材料和勘探材料移交到档案室。所有移交资料进行复印，移交2份为宜，分别为主件、副件，主件应统一装订成册入档案室收藏，副件可分类保管，以供借阅。再次，档案人员对考古档案资料进行归档分类。一般来讲，专业—课题、课题—年度、年度—项目等三种分类法都比较适合。第一种适合于考古学文化体系比较完整、研究比较深入、具有宏观性质的档案管理；第二种是第一种的简化模式，它适合于研究不太深入、具有微观性质的档案管理，一旦研究深化，体系完整时，可以很容易转化为前者；第三种分类法最为简单、方便，一年一归，但查找、利用时稍显复杂，若能采用计算机档案软件进行管理，则此类方法较为合适。最后，要维护各种形式档案的实体安全和内容安全。对于传统的纸质载体等考古档案资料，要及时对纸质文书档案、照片、图纸等逐步实施数字化处理，对文书档案实行电子录入，对原有的绘图、摄影等考古资料可使用专业的图像扫描设备进行保存，从而避免彩色显像染料等信息载体的物理衰变，以便进行档案数字化管理，且防止纸质档案因时间关系造成信息流失。对于电子考古档案资料，要依靠科技手段等实现档案资料的管理，需要注意电子考古档案的安全问题，做好电子考古档案的防磁、防机械损伤、防写等物理防护措施，建立电子考古档案的备份系统，并对电子考古档案实行访问权限控制，保证电子考古档案在内的网络资源不被非法访问和非法使用。与此同时，在考古工作中逐步推广考古记录的数字化、规范化软件的使用，比如田野考古中的考古绘图已经越来越多的采用全站仪绘图。

对考古档案进行科学管理，不但要规范制度建设，建立健全相关考古档案资料的移交和管理等制度，使资料的收集、整理、按时移交等有章可循。与此同时，也需要将考古档案管理落实在实处，而不是让这些已制定的规定成为一句口号。对于已发表过正式报告的归档材料，更应建立一套有效的查阅制度，使田野考古档案成为整个考古学界乃至整个社会的共同财富，才能更充分地发挥它应有的作用。

本文作者：杨彩云 单位：海南省发展控股有限公司