2021-4-9 | 档案管理论文
一、与企业战略管控和风险管控运行机制相适应
现代企业为了有效实现战略规划目标，普遍规范各职能条线的专业核决工作，并加强战略管控和风险管控。与此相适应，企业文件材料的归集管控也得到了同步强化。企业档案馆应顺势而为，扩展收集归档范围，建立适应企业战略风险管控运行机制的档案资料归档流程和归档流向，实现对企业重要档案资料的集中安全管理。主要包括：企业母子公司战略规划及其调整、控制、考核、评估文件材料；企业集团房地产开发、土地征用项目档案以及与其对应的房屋产权证书、土地使用证书；全集团的总图管理、地形测量、地下管网技术档案；全集团科技进步课题成果项目、专利项目、商标项目档案；全集团直属部门、分子公司已退出使用的重要印章档案；集团所属的撤销、破产、改制单位经鉴别处置的文书档案、会计档案、科研档案、退休及死亡职工档案等。这些档案材料直接反映企业集团的各项专业核决和重要的管控职能活动，体现一个企业的概貌、权益及其经济利益，应分别纳入文书、基建、证照、地质测绘、科研、职工、特殊载体等一级档案类目管好用好。
二、在线利用与离线管理职能有效分工
大型企业集团的档案网络一般按总部档案馆、基层档案室、部门归档网点三个层级设置。根据“统一领导、分级管理”原则，集团档案馆原则上不应与基层子公司、分公司档案室争抢档案资源。但实际工作中，在涉及提高管理效能，加强重要档案安全管理方面，应允许灵活调整馆室收藏结构与内容，与档案馆、档案室的服务重点相适应。作为基层子公司、分公司档案室，应重点把与生产运行、技术管理等在线职能密切相关的技术、会计、职工等类档案管好用好。对于那些已进入半衰退期、利用率不高的存史性档案资料，应转由档案馆实施集中管理。这样有利于提高基层档案部门的服务能力，也有利于提高企业集团对历史档案的集中安全管控程度。
为此，对现行生产运行和技术管理常用的基建、设备仪器类档案（包括蓝图、底图、电子光盘），应以子公司、分公司为主抓好现行管理，乃至后续的补充、修改等工作，集团总部档案馆以异地安全备份为主要管理手段；对各分子公司的文书档案，可在基层单位保管10—15年后，经鉴定优化后转由档案馆集中保管；对实行集中采购、统一销售的企业集团来说，总部档案馆还可根据集团授权，对采购中心、销售中心的会计档案、合同档案等实施集中代管，维护企业营销核心档案的完整与安全，便于集团总部对经济纠纷、专项审计、案件查处等方面的专项利用；对死亡职工档案，近些年来职工家属等对其利用越来越频繁，为避免各基层单位因多头分类管理不规范而易导致档案材料散失、损毁等不安全事项发生，亦可采取由集团档案馆集中管理、集中鉴定处置管理方式。
三、信息集中与信息共享
大型企业集团在信息化五级架构建设过程中，多数采取的是信息资源集中或相对集中管控方式，这对档案信息化建设提供了良好的基础条件。企业档案信息化建设的重点之一，就是要及时承接企业信息化系统前端形成的大量有归档价值的电子文件，集成多类档案信息业务凭证链条，消除信息孤岛，在实现数字档案资源集中管控的前提下，利用企业现有信息网络实现高度共享利用。为此，大型企业集团在档案信息系统建设中，应采取软硬件环境集中配置，数字档案资源集中归档的管控方式，建设统一的归档检验平台和管理信息系统，将本集团办公自动化（OA）系统、企业资源计划（ERP）系统、科技管理系统、审计管理系统、决策支持分析系统等形成的电子档案实行集中配置管理。同时，应充分利用本企业综合文档管理网站，以数字化方式集中配置本企业的历史图片、荣誉、大事记等专项材料，以有效满足各方面对档案信息资源的集成利用和知识管理利用需求。
本文作者：于胜连 单位：本钢集团有限公司档案馆