2021-4-9 | 档案管理论文
1.集思广益，多部门参与调研工作。档案信息化建设以档案部门为主，但仅依靠档案部门单打独斗来搞档案信息化也不可能收到好的效果。对于档案信息化建设涉及的范围广、覆盖的档案种类多且数据量大、内容复杂的建设单位来说，在前期调研中，将档案部门、信息部门以及涉及的主要业务部门都纳入进来，是很有必要的。只有调动各相关部门的积极性，集合众人的智慧和经验，才能真正把档案信息化这件大事办好。
2.选准目标，确定纳入考察范围的软件公司。各软件公司从成立到不断发展的过程中各有技术优势和市场评价。在调研之前，应多方面了解国内比较知名的档案软件服务商的情况，包括其产品类型、技术特点、资质奖励等级、规模大小、用户评价等。纳入考察视野的软件公司不能过多也不能过少。过多则良莠不齐，浪费人力物力；过少则可选范围窄，也不利于形成竞争优势。
3.选择典型，借鉴成功的经验和教训。选择典型，一方面是要选择档案信息化建设开展比较好的建设单位，另一方面是要选择技术、经验相对成熟的软件公司，要把这两种典型性结合起来考虑。档案信息化建设开展比较成功的建设单位，在项目实施过程中积累了丰富的经验和教训，可以给我们提供很好的借鉴；同时，调研的过程也是考察各软件公司实力的过程。负责项目实施的软件公司每完成一个成功的项目，自身的技术、经验、创新能力也不断得到检验、积累和提升。选择与这样成功案例多、项目实施经验丰富、技术先进而稳定的软件公司合作无疑更具有保障性。
4.选择同类，最大限度地发挥同类优势。选择同类，就是选择行业性质、档案管理模式、档案种类、信息化实施内容相近的建设单位进行调研。上述情况类似，档案管理信息系统建设就必定有很多相同或相通之处，调研中了解到的信息对我们来说也就更熟悉、更具体、更有价值，很多做法实践起来也就更具有可操作性，有些甚至完全可以拿来为我所用；另一方面，有同行业项目实施经验的软件公司对于我们来说也更具有考察价值。
5.认真对待，对要交流的问题做充分准备。调研工作对于深化我们对档案信息化建设的认识、逐步明确自身档案信息化思路以及选择合作的软件公司都有很重要的作用，所以要认真对待，不能走过场。在调研之前，档案部门、信息部门甚至有关业务部门应多学习档案信息化建设相关知识，同时对自身的档案管理现状和未来信息化管理的需求要有一定的认识。在此基础上还应认真准备调研提纲，详细列出要了解和交流的重点问题。问题应尽量全面，业务和技术并重。要带着问题去，带着答案回。
6.把握全局，提问时不纠结于细节。在调研过程中，除去情况介绍、系统演示，现场答疑解惑的时间其实很有限。为了充分利用这有限的时间，提问时应从全局考虑，不能单单以某个业务部门为主；各业务部门在提问时也应抓住重点，不能纠缠于细节。总之，提问要尽量全面，重点问题必须问到，一些细节问题，可以留在技术交流阶段再做深入探讨。不能因为问题单一浪费了珍贵的学习交流机会，也不能因为琐碎问题浪费了交流双方宝贵的时间。
7.广泛收集信息，争取获得成型的经验材料。档案信息化建设过程实际也是以信息化促进管理规范化、标准化的过程。在可能的情况下，对被调研单位档案信息化建设过程中形成的规章制度、电子文件归档范围等有珍贵参考价值的文件材料进行收集是很有必要的。如果被调研单位乐于提供，我们后续的实施工作就有了捷径可走。
8.善始善终，认真总结调研情况和体会。经过实地考察和交流，对各典型单位档案信息化建设情况有了一定了解，对档案信息化建设的认识也不断加深，对本单位档案信息化建设的思路也逐渐明确。调研结束后，应把所见所闻以及存在于头脑中的感受和体会进行梳理，参考交流时的笔录，形成完整的调研情况总结和调研报告。这些对后续工作的开展无疑具有参考价值，也可以说是下一步工作的基础。前期调研工作是整个档案信息化建设迈出的第一步，也是档案信息化建设过程中具有重要意义的一步。即将开展档案信息化建设的单位必须重视调研工作，慎重选择调研对象，认真完成调研任务。只有打好这第一步的基础，以后的信息化之路才更有可能走得顺利、走向成功。
本文作者：赵伟 单位：本钢档案馆