2021-4-9 | 人力资源
人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
人事档案在人力资源管理过程中起着非常重要的作用,它是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用。人事档案管理必须适应现代管理化管理的要求,积极拓展服务职能,为人力资源开发提供强有力的保障。
由此可见,人事档案与人力资源管理的关系十分密切。人事档案是人力资源管理过程中产生各种信息的有效载体,人事档案的内容是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案管理互为作用,互相促进,人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展,而人事档案的科学化管理,又会推动人力资源的开发。保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。
传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：
（1）实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
（2）改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全
1．人事档案管理对人力资源开发的促进作用
1.1有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程,通过档案可以了解员工的过去,掌握现在,从而预测其发展潜力,及时发现人才,避免压制人才,埋没人才;依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬长避短,各司其职,最大限度地发挥人才效力。
1.2促进人力资源的合理配置利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息,从而对其进行科学管理,根据不同人才的能力和各类人才的不同特点,在组织内进行合理配置,因事而择人,因人以治事,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,充分发挥人才的特长,促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动,避免人才挤压和用非所学的现象产生,为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。
2.人事档案管理不足对人力资源开发的负面作用
人力资源管理随着时代的发展出现了新的趋势最好用简洁的字眼概括地指出是什么“新趋势”,如流动性、电子化,而目前人事档案管理存在的不足,已经不能适应人力资源发展的需求,并对其发展产生了负面影响,主要表现在以下方面:
2.1档案材料失真现象妨碍了人力资源的合理配置
真实性是档案的基本特性,没有真实性,人事档案也就失去了利用价值,失真现象削弱了人事档案的严肃性。我们在工作中发现有的档案材料中年龄越填越小,学历越填越高,工龄越填越长,有的档案材料甚至出现涂改痕迹。这些情况的出现,使档案丧失了真实性、权威性、严肃性,使得人力资源计划中的配置计划、退休解聘计划、补充计划不能正确制定,必将对当前配置及未来人力资源的供求造成负面影响,从而有可能使组织错过发展机遇。
2.2档案材料内容简单雷同,降低了人事档案对人力资源开发的参考价值人事档案是一个人在社会实践活动中成长的真实写照,本应全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌,使考察者在翻阅档案时能够一目了然,如见其人。然而,如今人事档案材料单一,内容抽象,鉴定、考察材料中套话、空话多,体现不出个性特色,失去真正意义上的参考价值,进而影响到员工的正常晋升和选拔,挫伤了员工的积极性,导致组织蒙受不必要的损失。
3.改进人事档案管理,为现代人力资源管理服务
人事档案管理必须要适应现代化管理的要求,积极拓展管理职能,使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求,为人力资源开发提供强有力的保障。
3.1切实提高档案管理人员的素质
在知识经济时代,随着现代化水平的不断提高,旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时,要注重对现有人员进行培训,全面提高档案管理人员的素质,使他们能够适应新形势下的新要求;要让他们端正思想,摆正位置,增强服务意识,改变过去坐等上门的被动服务方式,积极主动地与各部门沟通协作,及时有效地提供各种信息,更好地为人力资源管理服务,为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任,提高全民档案意识,形成人人关心档案的局面。
3.2建立健全合理的人事档案管理制度
在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况的规章制度,必须进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真,确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确,装订整齐;在递转档案中要做到按章办事,确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时,要热情服务而又不失原则,注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系,及时更新、补充档案新材料。这一切,都离不开严格合理的规章制度。