略论商务英语函电在外贸活动中的问题

商务英语函电的主要特点

（1）以英语为外贸交流媒介。商务英语函电是以英语为交流媒介进行外贸信息传递一种商务信函。在外贸活动中所使用的英语语言表达既正式又言简意赅，既专业又得体。

（2）与国际贸易息息相关。商务英语函电与国际贸易、国际贸易实务课程等紧密相联，而且在国际贸易活动中的询盘、报盘、还盘、下单、签订合同、货物运输等被广泛地运用。所以一个合格的国际贸易从业人员应该系统扎实地掌握国际贸易的专业知识。

商务英语函电在外贸活动中的问题和解决方法

近年来，随着我国与世界各国贸易活动日渐频繁和复杂，外经贸人才实现有效业务沟通的实际能力已成为许多外贸企业考查职员和招聘新人的标准之一。以下笔者结合自身的外贸实践活动对外贸业务工作中常出现的问题及应对方法作了如下归纳：

（1）外贸业务工作中常存在的问题

1）预算与实际相差较大。做贸易前一定要计算好一切费用，选好贸易术语，最后再签定合同。但如果是刚接触外贸行业，很容易在还没有调查进口商所在地市场的情况下，就先去工厂进货了。如果工厂角色也没有做好预算，草草就签订了合同，那么可能出口商和工厂都会亏损。2）填单信息错误。对于外贸业务新手，刚开始由于没有接触过各种单据，所以在填单据的时候会感觉很麻烦。再加上好多单据也有相同的部分，如果没有掌握各种单据的填写方法，容易在制单中出现疏漏。等得到订单之后，才发现生产单与客户感兴趣的产品订单有出入，达不到客户的要求，量小的话，客户会直接扣款。量大的话，客户会全部将货物退回来。最终由于制单引起的问题，所有的一切费用和损失都将由卖方自己承担。3）产品的验货与出货问题。在大货快要完成的时候，有些客户需要验货。有的是验尾期，有的是中期和尾期都要验。验货人员都会很仔细、很专业，任何一个小问题都会挑出来，很多都是大货的时候外贸业务员说的问题他们都还会再犯，以致验货不通过，然后拿回去返工，再申请验货，直到验货通过为止才能出货，但是这期间的时间绝对不能超过出货的时间，所以说有些时候碰到很多在验货时发现的生产问题，验货一直不通过的话也会很棘手，因为到时出货都是问题，出不了货的话，就要被扣款。

（2）解决方法

1）专业知识要过硬。商务英语函电的专业知识是外贸业务人员从事外贸工作的必备基础，再加上外贸工作的高风险，这就迫切要求外贸工作者必须熟练地掌握好商务英语函电专业知识。在打好外贸业务知识的基础上，通过不断强化实践练习来提高学生的动手操作能力。

2）养成细心严谨的外贸业务工作风格。在外贸制单的过程中，业务员的细心严谨是一项基本的素质要求。只有细心谨慎地处理外贸单据中的每一个小细节，才能很好地确保单据被制作出来后无误。与之相反，如果做事浮躁、粗心大意，那在制单过程中肯定会遇到很多问题，导致单据错误率高。结语商务英语函电已经成为对外贸易的重要组成部分，在经济迅速发展的现代社会，它会随着外贸活动的开展不断向前发展。所以，作为外贸业务人员，只有通过对外贸函电知识系统地学习、不断地操练、模仿和实践，才能更好地巩固所学的知识，从而更好地培养和有效地提高运用英语函电的能力。

本文作者：彭霞 陈银杏 单位：江西外语外贸职业学院