2021-4-9 | 档案管理论文
档案部门在确保安全的条件下，通过防火墙建立档案馆内部局域网，充分利用本校的网站资源制作特色网页，网页设有信息数据可以共享的平台，并及时准确地上传信息和数据，档案管理人员随时就能通过网络非常方便地及时查询。如果学校其他人员需要查找某些信息数据，在一定权限下可以进入校园网或互联网不通过档案管理员按照要求进行查询，这样实现了档案信息的网上检索，为各用户获取信息提供更好的服务。因此，高校应加快对档案管理工作中计算机硬件设备配备、软件应用、档案信息资源数据库的建设，同时要培养档案管理人员的整体素质，实现网上电子文件的及时管理和利用，使档案信息资源数字化、网络化，这样，学校档案信息服务在一定权限下变得自动化了。如：目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便用户查询检索。
由单一型服务向多样型服务转变。随着信息环境的变化，现代档案馆以用户为中心，需要什么就提供什么，摆脱了传统的服务方式，摒弃单个、重复、被动、琐碎的手工服务，把服务模式从“单纯服务型”转变为“服务经营型”，服务方式多种多样，如动态服务、双向服务、横向服务、层次服务、柔性服务等，甚至把服务推向市场，开展信息的深加工。特别是随着经济社会的发展，原有的公共档案馆、专业档案馆、学校档案馆等机构从单纯公益型向以公益型为主，经营型为辅的服务机构转变。档案馆提供信息资源的范围和载体更广泛，由从档案资料的收藏者和提供者，转变为信息产品的生产者、开发者和提供者。
由一般化服务向个性化服务转变。档案馆个性化服务，是指以承担区域性社会档案信息管理与服务职责的各级各类档案馆，依托自身馆藏，根据不同用户的需求，进行的具有服务对象具体、服务内容专指等特点的档案信息利用服务方式。在学校档案信息化、网络化环境下，树立一般化服务向个性化服务转变理念是时代进步所趋。广大师生迫切希望能够及时、快捷、方便地获取多样的、完整的、一体化的、全方位的专题信息知识。因此，我们要抓住数字档案馆建设契机，推进档案信息个性化服务。要对档案信息个性化服务的目标、过程与机制进行设计，并不断发展完善。
档案馆服务创新的思考
1.转变服务观念，树立主动服务理念。档案馆是学校的信息中心，是学校师生获得信息的重要渠道，因此必须营造良好氛围，在抓好学校档案馆的现代化、电子化、数字化建设同时，强化档案馆员工的服务意识，提升档案人员的全面素质，使得学校档案馆在新的形势下，更好地满足学校师生和社会人士的学习要求。网络环境下，档案馆的访问者服务工作实现一种全方位的“智能化”信息服务，提供的是“信息块”重组、信息导航能力。因此，从被动服务转向主动服务是传统档案馆向现代档案馆转变的重要标志，要做到这一点,就必须以各种形式主动向外宣传报道介绍室藏的档案内容，主动了解用户需要，积极主动地与学校师生和社会人士沟通、交流，尽快地建立学校档案馆用户交流系统，了解学校师生和社会人士的现实需求和潜在需求，以此改进信息服务质量，调整档案馆的信息提供和网上资源布局策略。
2.全面提高档案人员素质，提升服务质量。在网络环境下，衡量一个档案馆地位不再是以规模大小，馆藏数量和人员配备多少为标准，而是取决于档案馆所提供的服务是否现代化、多样化、高效化和社会化等因素。而对于档案馆管理人员的智力、知识、技能等综合因素是决定这个档案馆服务质量好坏的关键。因此，加强对档案人员素质培训，努力培养他们敬业爱岗、热心服务、积极进取、求真务实，不断创新更直接、更有效的服务方式，真正把为广大师生服务作为档案工作职责，深入了解利用者档案要求，主动热情地提供服务。故网络环境下的学校档案人员应该具备以下几个基本条件：（1）要具备高度的责任心；（2）要具备适应档案工作需要的理论与实践的知识；（3）熟练地掌握计算机语言；熟练和迅速地开发与研究网络资源的能力和为用户提供特定领域信息鉴别能力；网络管理、网络导航、网络咨询、网络信息资源管理及采集提供、分析研究等方面的知识和技能；（4）要具备高度的法纪观念，严格遵纪守法。档案人员必须遵守国家法律、档案法规和党的纪律，规范自己的行为；（5）要具备高度的安全意识；（6）要具备一定的沟通能力和表达能力等。
3.利用现代化手段，提供帮助，提高技术服务。学校档案馆计算机网络、光盘、各种类数据库和软件等的使用令人眼花缭乱、目不暇接，很多用户在使用时无从下手。为了让广大师生更有效地利用学校档案馆的档案信息，应该加强对师生们相关知识的培训：一是开展档案检索知识培训，培养用户对档案获取所需信息的能力。二是开展电子资源、网络知识的教育培训活动，使用户能够自我服务。如举办相关讲座，向用户培训信息检索与如何利用等知识，讲座的内容可以是计算机信息检索入门、因特网联机数据库检索等，掌握各种搜索引擎的应用方法。网络环境下档案馆进行档案检索、利用的手段较为齐全，标准化程度较高，档案管理员可以通过网络建立学校档案馆之间的馆际互借、馆际协作，实现联机编目、互借、检索，使学校档案馆之间实现资源共享。如，进入某学校档案馆的主页就可以得到有关学校档案馆的介绍、馆藏档案资源布局、流通情况信息，还可以进行该馆资源目录、主题词的查询工作。
4.开展个性化服务，创建特色服务品牌。学校档案馆主要是为学校师生服务的机构，因此必须在信息查询、检索导航方面提高水平，以满足师生的需求。网络环境下，只有掌握了各类用户的需求特点，才能有针对性地为特定用户群提供他们需要的信息。档案人员在用户资料收集工作的基础上，应结合档案部门的实际情况，慎重进行用户群的专业所属性质的分类。个性化服务是学校档案馆服务向纵深发展的重要手段，它充分考虑用户的个人特点和独特的信息需求，体现了以人为本、用户至上的服务理念。网络环境下，广大师生对信息的要求越来越高，他们不再满足于不断检索出来的档案线索和大量的原始信息，更希望档案馆能提供经过分析加工后的综合性的甚至包含知识内容的增值信息。服务方式的细腻化、个性化、层次化，大大促进了档案馆服务质量的提高，而且也使学校档案馆更具吸引力，产生更好地为服务学校培养学生的隐形效益。
总之，随着互联网的发展，计算机应用技术的推广和应用软件的不断开发，随着人们对档案深层次、有个性的服务要求，学校档案馆的建设必须适应变化和需要。一方面要增加投入，更新设备，以适应或满足需要。另一方面，要积极更新档案馆工作人员的观念，拓宽他们的知识，提高他们的素质。这样既可以促进现代化档案馆建设，又可以为人们提供创新的档案服务。