浅析科研证书档案管理

管理部门对科研证书的上交归档规定执行不严：有的单位虽然有相关的管理规定，但执行不严，对于其他科研人员的项目奖励，需要提供证书才能兑现奖励，但对与自己有利害关系的，只要已公布的成果或专利、获奖的项目，不需要提供相关的证书也能立即兑现。因为已兑现相关奖励，科研人员对证书上交的积极性、主动性不够，虽然档案部门进行追问要求归档，但科研人员敷衍了事，以至于证书散落在相关的人员手中，严重影响了证书类档案的及时收集归档。科研证书大小没有统一的标准，形态不一：科研证书由于制发单位的不同，时间不同，所以规格不同，质地不同，形状不同，给归档造成一定的困难。如成果证书、获奖证书是科技部门颁发，专利证书是专利局颁发，品种审定或登记证书是农业部门颁发，标准获奖证书是质监部门颁发，颁发的等级不同，有国家级的、有省部级的，有地市级的，还有县处级的。没有统一的证书标准，大小、颜色、厚度都不同，给归档工作标准化带来一定的困难。证书档案类管理条件落后：存放证书类档案的库房没有安装空调、抽湿机等调温、调湿度设备。特别是南方地区，春季梅雨气节，气候潮湿，证书受潮湿，容易变形发霉，夏天气候干燥，证书纸张变黄变脆，容易造成损坏。还有证书经常借出，人手潮湿或者汗水，证书也容易受损。此外，有的科研单位建立陈列室或荣誉室，将证书原件直接用于展示，由于缺少有效的管理甚或处于无人管理的状态，使证书长期处于太阳光照射或潮湿的环境中，造成证书的损坏、丢失。特别是年代久远的证书，存放在玻璃的镜框内长期暴晒，更容易损坏。

强化科研证书档案管理，改进管理方式

为保证科研证书类档案的规范化管理，实现科研证书类档案的完整性，有必要强化科研证书档案类的收集管理，笔者根据长期从事科研档案管理工作中一些经验，认为有必要做好以下几个方面。

科研奖励与科研证书归档相挂钩：各科研单位应结合本单位实际，制订科研证书类档案的管理规定，完善科研奖励制度。科研证书类档案上交归档与奖励相挂钩，要点是把科研证书的上交归档写进科研奖励制度，不管是谁，没有上交科研证书归档，没有档案管理人员出具的接收证书凭据，不能兑现相关奖励。理顺科研管理部门、科研档案形成部门、科研档案管理部门之间的关系，形成一个相互关联、相互制约、相互配合的联合体，提高科研证书归档的积极性、主动性。改进接收管理科研证书类档案的方式：规范接收科研证书类档案，档案管理部门变被动为主动。具体的做法是：一是接收证书类档案要有移交档案清单，有接收人、移交人，监交人（科研管理部门负责人）的签字，不上交证书类档案就没有移交清单，以免造成证书类档案的丢失；二是各课题组上交证书类档案之前必须将证书进行扫描备份保存，目前科研证书类档案是科研档案中使用率最高的档案，报项目、报奖、报职称等都使用到，为了减少科研证书借出的次数，保证证书的完整、安全，避免证书在借出过程中丢失损坏或者是出借太多而手上汗水的渗透而变黄、损坏等，规定在课题组移交证书前先进行扫描，并将扫描件发给各个课题参加人保存；三是证书类档案的借出归还一定要做好登记，借出超过时限一定要及时追还，以免有的借出者忘记归还而造成丢失、损坏等。

根据实际，科学合理进行分类归档

单位大的，证书多的单位整理时一般以年为单位，例如获奖证书根据颁发单位从大到小，按国家级、省部级、厅（局）级等按顺序排列。专利证书、成果证书、品种审定、品种登记可按颁发时间顺序排列。单位比较小，证书少的单位，可按5年或10年为单位，按获奖证书、成果证书、专利证书、品种审定、品种登记来排序，并按颁发时间顺序来排列，并每一类证书作为一个卷宗。单位小，证书少的单位，也可不分类，按年度排序给档案编流水号即可。因为计算机的应用及档案管理软件的开发应用，检索档案已不再繁琐和复杂，因此，各单位可根据本单位的证书类档案的多少等实际情况来编排归档。

统一“着装”，合理规范编号

就目前的证书而言，专利证书都是国家专利局颁发，成果证书是科技部门颁发，品种审定、品种登记证书是农业部门颁发，它们大小规格基本上都是相同的，都可装入普通的档案盒，但是获奖证书是由不同的单位或部门颁发的，有国家级的，省部级的，市厅（局）级的。它们的大小不一，长度不一，目前普通的档案盒是装不下的，因此可根据现有的获奖证书必要跟档案盒生产厂家订制适合存放的大档案盒用于放置获奖证书，以达到美观、耐用、利于存放的目的。科研证书类的档案号应一证书一号，有的单位直接将档号打在证书盖有颁发单位红章内容的右下角处。笔者认为，为保证证书的清洁美观，档号还是打在证书的背面的右上角比较好。证书编号与以各证书头2个字的第1个大写字母为标志，如获奖证书，标记为“hj”，专利证书标记为“zhl”，成果证书标志为“chg”，品种证书标志为“pzh”，以颁发的证书的时间年月为依据，按已整理好的先后顺序进行大流水编档排号。

实行电子文档与纸质文档的双重管理

计算机的普遍应用，档案管理软件系统的开发，档案工作管理的现代化装备，也使得科研类证书档案工作的管理更简便，可以做到快速准确的查询、检索。而购买高分辨率的扫描仪及配套的软件。对科研类证书进行扫描分类，存储于计算机，对于申报项目、申报职称等原因需要借用证书的，可提供证书电子文档，减少证书借出次数，达到保护证书的目的。对于需要证书用于荣誉室、展示馆展示的，只能用电子文档彩印机打印用于展览展示，严禁将原件用于长期展示，避免证书类档案的损毁、损坏、丢失。延长证书类档案的保存年限，保证科研证书类档案的安全。对于纸质证书原件，一定要妥善保管，千万不要因为有了电子文档而忽视对纸质档案的管理，电子文档是辅助管理手段，它永远代替不了原件。所以，必须加强对证书类档案原件的管理，按照档案库房的基本要求，配备去湿调温设备，安装空调，除湿机，还要做好库房的环境卫生工作，做好防尘防火防晒，确保科研证书类档案存放的安全。

本文作者：苏美花 单位：广西壮族自治区亚热带作物研究所