探析医院档案管理存在的问题与对策

现行医院档案管理存在的问题

档案管理意识薄弱，重视程度不足。大部分医院档案管理仍然沿袭传统的管理方式，重视质量管理，忽视管理效益的提高。尤其对于中小型医院而言，这部分医院缺乏档案管理专业人才，只简单地让卫生技术人员兼任档案管理岗位，加之医院忽视对档案工作人员的业务培训，使得档案管理在医院管理中被置于无足轻重的地位。同时，领导对档案工作重要性认识程度不足，尚未从根本上明确档案工作内容、性质和任务，致使档案管理工作明显滞后于医院的发展，抑制了档案工作新局面的开创。

档案管理机制落后。现行医院档案管理普遍存在档案内容界定不清、管理机制不健全、管理范围不明确等情况。在医疗卫生体制深化改革的形势下，传统的医院档案管理机制日益凸显其弊端。就宏观管理而言，医院档案管理具备一定特殊性，与其他行业档案相比存在较大差异。医院档案管理不仅要接受被单位的领导，还要接受上级档案主管业务部门的指导。所以，在确定医院档案管理内涵、工作人员业绩考核以及档案发展方向等方面，使得医院与上级业务部门出现了一些矛盾。此外，随着科学技术的发展以及医疗卫生系统的建立，医院的档案管理未被纳入到此范围内，呈现在各自为阵的混乱管理局面。

档案管理投入不足。随着信息时代的到来，建立网络化、现代化的医院档案管理系统已经势在必行，进而推动档案管理向正规化、标准化、科学化的管理体系过渡。然而，一些医院将大部分资金均投入到了医疗设备购置方面，造成了严重的资金短缺，加上政府的投入相对不足，从而导致医院对档案管理信息化建设的资源投入极为有限，在一定程度上制约了档案管理的现代化发展。当前，医院的业务量增大，各种数据信息也随着剧增，致使档案管理的工作量也随之增大，若不加快档案管理信息化建设，势必影响档案管理工作效率，不利于档案资料的高效利用。

档案工作人员的素质偏低。大部分医院档案工作人员的综合素质偏低、业务能力不足，主要表现在以下几个方面：其一，档案工作人员配备的随意性大，多数工作人员是从行政、护理或其他部门借调过来任职的，这部分人员不具备专业的档案管理知识，临时工作观念较强，缺乏职业道德素养，并且岗位流动性也较大；其二，档案工作人员很少接受业务培训，尤其对于先进的计算机技术，如信息安全防护技术、计算机病毒防治技术等缺乏应用能力；其三，大部分档案工作人员并非专业出身，学历偏低，理论水平、专业素质和文化程度等方面参差不齐，致使档案管理队伍出现了专业知识老化、知识面过窄、知识结构不合理等状况，难以适应新时期医院档案事业发展。

加强医院档案管理的对策

提高领导重视程度。领导重视是做好医院档案工作的重要保证，所以有关部门应当使领导正确认识到档案管理的重要性和潜在价值，使档案作为医院管理工作的重要信息资源和依据，从提高档案管理水平的角度出发提高医院管理水平。医院领导要将档案管理纳入到重要议事日程中来，将其作为关系到医院长远发展的重要事项来抓，以促进档案事业与医院事业的同步规范和发展。

建立健全档案管理制度。为了确保档案管理工作有序开展，医院应当根据档案管理特点、职能、任务制定档案管理规章制度。一方面，建立分管档案工作领导责任制，定期对档案管理工作的进展、发展情况进行研究，以解决档案工作实际问题的为主要工作内容。如，解决人员、经费、档案办公用房问题等；另一方面，建立主管档案工作的办公室主任岗位责任制和专职档案员工责任制，对单位的归档、立卷、指导和利用进行规范，主要包括以下内容：其一，建立档案收集、规范、整理、保管、借阅、利用等各项工作的工作制度，确保档案管理向制度化、规范化的方向发展；其二，档案管理人员应当认真收集材料，全面掌握每一项工作的内容进度和产生文件资料的具体情况；其三，在日常工作中严格执行归档制度，确保档案资料完备，同时落实兼职档案员责任制，对档案材料的收集、积累和整理工作负责，定期将档案资料移交到综合档案室，确保档案收集的完整性。

建立科学的档案管理运行机制。加强医院档案管理工作信息化建设，依托先进的设备配置和现代化管理技术将档案管理的每个环节和每道程序均纳入到信息化管理的范围内，从档案收集、整理到最后归档均由计算机参与作业完成，进而确保档案工作条理清晰、程序合理、没有缺漏。此外，建立传统归档与电子文档的相结合的管理系统，使传统档案管理与电子信息档案管理各自发挥优势，利用计算机和网络技术完成档案收集、整理、鉴定、保管和统计等各项日常工作，并构建网上档案服务平台，提供档案查询服务和阅览服务，以此提高档案利用效率，实现档案信息共享，避免档案管理重复性建设。

提高档案人员的综合素质。档案人员要具备良好的职业道德，通过刻苦钻研不断提高自身综合素质，以适应档案管理工作的发展需要。为了提高档案工作队伍的整体素质，可从以下两个方面着手：其一，医院领导在配备档案管理人员时，应当遵循德才兼备的原则，配备政治素质、思想素质、文化素质较高的人员，提高档案工作人员的事业心和责任感，培养档案工作人员甘愿奉献的精神；其二，加强在职档案人员的业务培训工作。档案工作具备较强的专业性，其内容变化和知识的更新速度较快，为了满足档案工作的发展需求，医院要针对性地开展业务培训，帮助档案人员树立正确的档案管理观念，提高档案人员综合素质，确保档案工作有序开展。

本文作者：牟莉 单位：黑龙江富裕县中医院