电子档案监管问题探析

本文作者：赵曼丽 单位：湖南商学院档案室

高校教学档案管理现状

由于目前众多高校缺乏统一的教学档案管理计划、规章制度和职责说明，使得许多高校的教学档案示能进行集中统一管理，致使教学档案分散在各职能部门，文件材料收集不齐全、保存不完整，甚至造成教学档案材料的流失。同时由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异,导致各高校之间对于教学档案管理操作的步调不够一致,甚至存在极少数相互抵触的情况,这就为教学档案管理工作的效率带来了障碍。档案管理人员人为破坏和自然损坏现象在所难免。高校电子教学档案虽已实施，但因为实施时间不长，档案管理人员信息处理经验有待加强，使得很多高校还只是将打印出的纸质教学档案存档，而没有将存储在计算机中的教学档案信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响到高校电子教学档案的完整性。以上是各高校教学档案管理工作中比较突出的特点,也是高校教学档案管理工作效率提高的瓶颈所在，从中也可以看到，提高高校电子化教学档案管理势在必行。

利用电子信息技术进行高校教学档案管理的利弊分析

首先,利用电子信息技术的强大信息处理功能,能大大提高高校教学档案管理的工作效率。随着高校的办学规模迅速扩大，教学档案管理工作量和难度也大大增加。比较传统的档案管理工作,档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力物力,同时还容易疏漏出错。在这种情况下，要求教学档案管理跟上高校日益提升的教学发展水平，显然是力不从心的。其次,电子文档的存储方式便于实现高校教学档案的共享。传统的纸质档案的频繁调阅，不仅会造成教学文件的遗失，还会降低教学文件的利用效率，同时文件在查找时也面临诸多困难。利用电子信息技术，通过高效的电子文档处理系统则可及时有效地进行档案的查找与过滤，促进高校整体教学质量的提升。再次,以电子文档形式保存教学档案文件所需条件较纸质形式低。由于传统档案以纸张作为存储媒质,环境因素对其存储寿命影响较大,所以对纸质文档的存放要求较高。同时,大量的数据消耗纸张,不利于环境保护。最后,采用信息技术还能提高文档的时效性和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位,存储卡体积小重量轻，这些都是纸质文档所无法彼及的。在安全性方面,因高校教学档案传输频繁，文件丢失等情况时有发生。在实际的档案管理工作中，电子教学教学档案在存储和使用的过程中也在一定程度上存在以下风险。档案保护措施缺失带来的存储安全性风险。电子教学档案的保存也不一定是万无一失的，因其自身内在诸因素以及外部环境因素的影响，电子档案载体的使用寿命会受到一定的影响。如电子档案载体的保存如果超过标准的温度与湿度，存储介质就会发生膨胀、收缩、粘连等问题，影响教学信息数据的读取。同时，由于存储设备具有高速读写速度,倘若被盗取,受侵害的程度更是大于传统媒质。另外,由于信息化手段采用统一字体、统一标识,丧失了手写汉字的特性,受侵害的文件不易被发现。这些安全问题都是不容忽视的。电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件,一次的笔误或处理失误,其影响范围有限,而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件,一次处理的文件量极大,一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外,文件多处于开放状态,更新不及时,便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂,存储方式多样,在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上,电子档案就永远不会脱离这种技术和设备,造成了信息对载体的依赖性。随着电子技术的日新月异，计算机更新换代频率加快，如果软件开发标准不统一，兼容性出现问题,也可能造成信息的丢失,并导致缩短电子档案的寿命。

信息化在高校教学档案管理中的应用

针对电子教学档案在实际运用中所涉及的风险问题,可以采取以下对策进行防范:加强电子教学档案存储设备以及网络的安全性，加强知识产权保护意识。高校档案管理部门应创建适应电子教学档案管理的科学方法、途径、标准与技术。同时，还要严格规定读写权限，对档案及时备份，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。首先档案工作人员应积极提高自身的服务思想与现代意识。在管理的标准化建设中要为档案工作人员创造良好的成才环境与成长环境。档案工作人员需掌握现代知识与技能，在档案管理的各项工作中，严格按照档案工作标准化管理的各项规章制度与流程进行。第三,为了保证电子档案的寿命,使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术,保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步,防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。并且，高校档案管理部门还要采取严密的档案保护措施，保障存储设备的安全,专机专用，定时进行软硬件更新升级与维护管理，保证存储设备的良好状态。

结论

在这个高度信息化的时代，随着高校档案管理工作的发展，高校电子教学档案的意义和作用正被越来越多的人重视，高校教学档案管理工作正向着更加系统化、高效化的方向发展。高校档案工作人员应不断学习，严格制度，落实措施，以高度的责任心和使命感，应对新形势下的更新、更高的工作挑战。使新形势下的高校电子教学档案管理工作健康蓬勃地发展。