小城镇档案管理创建思路

本文作者：刘平 常秀芳 单位：河北省泊头市城建档案馆

为保证小城镇健康有序发展，小城镇建设管理者必须不断学习大城市的建设管理经验，并结合自身的地理、经济条件合理规划、开发建设；总结出适合自身发展的特色道路，以谋求更远、更快、更好的发展。因此，真实地记录、规范小城镇建设发展过程已成为一项系统而重要的基础性工作，这也是基层城建档案工作者一项义不容辞的工作任务。其次，作为小城镇城建档案管理重要主体的乡镇政府建设管理部门在档案业务管理方面由于指导、监督的力度不够，再加上有些工作不够规范，制度不够健全，缺少服务大局的意识，在文件资料的形成中，缺乏一套行之有效的监督管理制度与机制，只认同自己是业务部门，弱化自己的管理角色地位，缺乏服务意识，任由城建档案资料自生自灭。主要表现为：各部门之间缺乏沟通与协调，致使一些档案处于分散管理状态，应归档管理的未按规定向档案部门移交。甚至大量的基本建设工程档案还滞留在开发商、建筑商手中，有的档案流失严重，给小城镇开发建设管理造成不同程度的损失。再有，城建档案管理工作业务性、规范性较强，一些小城镇虽然建立了档案管理部门，明确了专（兼）职人员档案管理责任，但人员素质参差不齐，一些资料员没有受过专业的培训，对收集、整理、立卷、归档等一些工作力不从心，使得档案的收集成为一个软任务。如：一个基建项目的形成一般需要经过立项、设计、施工、竣工四个阶段，文件资料的形成周期长，涉及面广，专业性强，收集的难度很大。而有些城建档案部门一般在项目结束后才着手收集，整理、立卷、归档工作。施工方重视的是进度，建设方重视的是质量，到竣工时档案部门只好是有多少收多少了。其实档案资料的形成是始于工程立项不是在施工时，更不是在竣工验收时才着手进行的。为确保小城镇城建档案齐全、完整、规范，保护好小城镇进一步发展的生命线，必须加强小城镇城建档案的管理工作。

强化领导，健全机构是保证

小城镇档案规范管理是关系到城市长远发展的一项基础性工作，没有小城镇档案，就不可能有城市农村的可持续发展。小城镇城建档案作为各乡镇机关档案全宗的重要组成部分，以各镇机关档案室管理为主。因此，各镇机关必须建立相应的城建档案管理机构，明确领导分工负责；落实满足工作需要的必要工作人员、工作地点和办公经费。只有强化了领导、健全了机构、保证了人员，才能正常开展好小城镇城建档案管理工作。必须将城建档案管理工作纳入整个小城镇建设的日常管理工作日程。制定长远规划、近期管理办法，使之与小城镇建设协调发展，为小城镇建设服好务。各镇城建档案管理部门作为小城镇城建档案的具体实施和管理部门，要切实履行档案管理职能，认真按照有关档案法律、法规及技术规范做好管理工作。做到收集、整理、编制档案及时、准确、完整和规范；明确建设、施工单位必须定期向城建档案管理部门移交一套完整的原始资料。

加大宣传，提高认识是基础

城建档案管理工作在小城镇建设管理中往往被一些领导和开发商忽视，一些小的施工队伍甚至没有资料员，没有一套完整的建设管理资料就凭经验施工，这样很容易出现建设事故。这主要还是人们认识的偏差，怎样做好宣传工作？首先，要解决好向谁宣传，即宣传对象的问题。即对上，又对下；既突出重点，又兼顾一般；不仅要向领导宣传，也要向全社会进行宣传。其次，要解决好宣传什么，即宣传内容的问题。既要宣传城建档案法律、法规，又要宣传这项工作本身的重要性。要抓住近几年城市建设中利用档案而取得显著效益和未利用档案而造成巨大损失的典型事例积极向社会进行宣传，以创新的宣传理念和策略提高宣传的效果。使各级领导和广大建设单位和群众深刻意识到城建档案的重要性。小城镇城建档案管理部门在宣传贯彻城建档案重要性，提高人们意识的同时，也要加强自身认识的提高。在组织上要积极取得同级行政主管部门和建设内部相关部门、领导的配合和支持以及上级档案业务指导部门的政策性指导和帮助，在行动上主动出击，做到精心指导、严格监督，对于存在的问题，在充分调研的基础上制定一些必要的规范标准和参考样本，例如在建筑工程立项、设计、施工、竣工四个环节上，建设单位、施工单位、监理单位在每个环节应怎样编报工程资料，达到什么样的标准，如何把规范化的工程资料及时移交到城建档案馆，城建档案部门都应依据相应的法律法规制定出具体可行的操作规范，使各单位实际操作起来规范而有条不紊。

加强档案业务管理，依法治档是关键

虽然从国家到各省、市都相继出台了一系列城建档案法律、法规及规范性文件，为依法加强城建档案管理提供了较为完备的依据，但是，要想把依法治档工作真正落到实处，真正把小城镇城建档案事业纳入法制化轨道，还有许多问题、难题需要我们去探索解决，尤其是新兴的突飞猛起的小城镇建设管理。作为基层管理工作有些具体事情操作起来还比较棘手，有法不依，执法不严的现象还屡见不鲜。比如一些施工单位、建设单位重视程度不够，“县官不如现管”、得过且过的情况时有发生。健全规章制度，实施依法治档已成为加强小城镇城建档案管理的关键。随着城建档案法规建设的进一步健全，《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法律、法规及规章的出台，加强了城建档案管理，对保证工程档案质量，促进工程档案向档案馆移交起到了巨大作用，也为今后城建档案的发展提出了依法治档的新思路。但在当今以经济为主导的社会大潮流下，作为付出多回报少、效益不太明显的档案这样一种工作性质，往往不能引起领导的重视，某些领导干部甚至档案部门依法治档的意识比较淡漠，重建设、轻档案的情况时有发生。一旦资金到位项目上马，一座座高楼拔地而起，而大家却忽略了城建档案的管理工作。小城镇城建档案管理部门更要加强依法治档的力度，在人们认识还存在误区的时候，利用法律武器来加强完善这项管理工作。要努力争取主管部门及上级业务指导部门的支持，尽快出台较为完善的、操作性较强的小城镇城建档案行政法规和地方性法规，由上级城建档案主管部门明确赋予或明确委托小城镇城建档案部门履行城建档案的业务指导、监督和执法检查职责；要坚决杜绝违反档案工作法规的人和事。如在工程竣工验收完后，建设单位没能及时地向城建档案部门移交工程竣工档案的，城建档案管理部门要及时下发“催交通知书”，如还推辞不交的，要依据《建设工程质量管理条例》和《城市建设档案管理规定》提请建设行政主管部门予以处罚，并限时移交完整、齐全、规范的工程竣工档案。要做到对一些违规行为及时采取补救措施，依据国家有关法律、法规，对城建档案工作的违规现象予以严肃处理。增大执法力度，严格按程序办事，增加工作透明度，使小城镇城建档案管理工作步入正规的法制化轨道，使之有序良性发展。