加强档案基础管理发展思路

本文作者：袁志海 单位：吉林省长春市城建档案馆

城建档案资源的基础管理工作中存在的问题

城建档案管理工作对于一个城市而言具有极其重大的意义，因此，必须加强对于城建档案资源基础管理工作的研究，及时发现管理工作中存在的问题，以便于为城市建设发展提供切实有效的信息。城建档案资源的基础管理工作中的问题，最为明显的一个就是档案馆的问题。目前我国城建档案档案馆普遍存在着档案资源馆藏单一和种类不全的问题。专业的城建档案馆所藏的档案往往呈现出数量众多、复杂混乱的问题，这些问题使得档案馆工作人员对于档案资源的管理和利用落于一种滞后的状态，城建档案资源只是作为一些文字留存在档案馆里，却不能充分地发挥其作用。再者，城建档案基础管理工作中表现出来的问题，还体现在档案管理人员对于档案信息收集的缺乏上。许多建设单位根本就没有维护城建档案管理工作的意识，在实施建设过程中不注意对于建设信息的收集整理，一些上交的档案资源也只是一种比较零散的记录，很多重要的信息资源都无法涵盖在内。档案管理工作人员对于这些信息更是无从收集，这就导致了档案资源管理工作中信息管理的不系统以及使用时信息的缺失问题。此外，档案管理工作缺乏系统性也是城建档案基础管理工作中不可忽视的一个问题。档案信息资源是一种信息量大而且纷繁复杂的事物，档案管理工作人员在对其进行管理时往往不能够做到及时有效的整合，而且各个阶段的信息资源也不能做到高效的连接，这就使得档案管理工作处于一种随意性状态，而不能归于一种协调运行的系统中。档案信息资源由于在进行信息收集、整理、录入、保管等基础工作时缺乏系统性的管理及连接，通常就会产生案卷混乱不齐的问题，从而造成使用时的不便。

完善城建档案资源基础管理工作的措施

城市档案信息资源的基础管理工作中问题的存在，在极大程度上影响了工作人员的使用，从而也导致了其作用发挥的缺失。因此，国家相关工作部门一定要加强措施加大对城建档案资源的基础管理工作。加强对于档案管理基础工作的规范化、标准化建设完善城建档案管理基础工作必须从档案基础管理工作的各个环节做起，努力地提高档案基础管理工作的规范化、标准化水平。首先，在收集档案信息资源时，相关档案资源管理部门必须对城市建设单位进行一定的档案信息收集指导工作，然后及时地督促建设单位将各种信息按照档案收集的标准化要求落实好；还要在城市建设单位上交档案信息时，对这些信息进行严格的审查，以保证档案信息资源的完整齐全以及精确性。其次，档案管理工作人员必须制定一个完善的档案整理标准，做好档案整理工作。档案工作人员在整理档案时可以对不同的档案采用不同的标记方法，然后再对这些有相同标记的档案资源按照另外的标准进行系统的归纳整理，使每一部分的档案资源在使用时都有章可循。最后，档案管理工作人员还必须对档案资源实行信息化的管理，严格按照国家的档案管理工作标准，将档案信息归纳整合进计算机系统中，实现自动化信息化的办公，充分发挥网络信息数据库技术对于这些档案信息的归纳整理分类工作。

加强档案管理人员的素质，提高档案管理工作质量档案管理工作人员对于档案基础管理工作而言，是至关重要的管理主体，要完善城建档案管理基础工作，就必须提高工作人员的素质。首先，工作部门必须加强对于工作人员的专业技能的培训，使每一个工作人员都能够达到对于工作任务的熟练精准的操作。其次，还必须加强对工作人员其他方面素质的培养，比如与建设工作相关的一些知识信息的教育，使工作人员在整理信息时能够达到对于信息的正确认知，以便于更好地进行整理。同时，在网络信息时代，对于工作人员的信息技术以及数据处理技术的教育也是必不可少的。除此之外，提高档案的质量是档案管理工作中最为重要的一个工作任务。城市建设需要的及时有效的信息，档案管理工作人员对档案进行管理时就必须实现对于档案信息资源的系统化归类，完善档案信息资源标目工作，加强档案信息资源的准确性。这样以来，工作人员才能够在使用档案时，做到对于档案的得心应手的应用，从而充分发挥档案信息资源管理工作对于城市建设的重要意义。对于一个城市的健康发展而言，以往的档案信息资源是一种极为有效的理论指导，在城市建设过程中必须加大对于档案信息资源的利用程度，使档案信息资源发挥其应有的作用。而城建档案信息资源的基础管理工作作为档案管理工作中至关重要的一部分，工作人员必须加强对其的研究，努力发现新的对策及途径实现对档案信息良好的基础管理。