档案管理思维拓展途径

本文作者：黄丽丽 单位：河南省信阳市城建档案馆

城建档案事业的发展必须依靠制度管理为手段

有了法规的支持，没有强有力的制度管理再详尽的法规实施不了也是一纸空文。2001年，河南省建设厅下文在全省全面实施“一书一证”制度，从这几年的管理效益来看，是搞好城建档案管理工作的有效途径。“一书一证”制度即建设单位在领取《建设工程施工许可证》前，须与城建档案馆签订《建设工程档案报送责任书》，将签订责任书作为领取许可证的一项前置条件，做到有一份《建设工程施工许可证》就有一份《建设工程档案报送责任书》。使建设单位能对工程档案早有认识、早做准备、早抓落实。城建档案验收合格后，城建档案馆向建设单位发放《建设工程档案验收合格证》。这样既明确了建设单位和城建档案馆各自的职责，又使城建档案馆在工程刚刚起步时就能开始跟踪服务，避免事后补救、档案工作滞后等现象的发生。在实施“一书一证”制度时我觉得还需把好这“四关”。即：把好建设工程档案报送责任书签订的“源头关”；把好建设工程档案验收的“审验关”；把好建设工程竣工档案的“催缴关”，把好不按规定报送工程建设档案的“查处关”。“四关”丝丝相扣、环环相连，使建设工程档案的管理形成了一套“闭合式”管理模式，从而使建设档案步入了规范化管理、良性化循环的发展轨道。多方配合，形成合力，是搞好城建档案管理工作的根本。

城建档案事业的发展必须依靠多方配合为前提

众所周知，城市建设档案管理工作涉及到建设系统各部门、各单位，仅仅依靠档案馆单方面开展工作往往寸步难行，惟有借助方方面面的力量，才能有所作为。在《建设工程档案报送责任书》的签定上，如果没有建设行政主管部门的支持与配合，建设工程档案是难以管理的。在《建设工程档案验收合格证》的发放上，如果没有质检部门的支持与配合，案卷质量是难以保证的。在建设工程竣工档案的催缴上，如果没有城建监察部门的支持与配合，建设工程档案的全部归档是难以做到的。所以，多方配合、形成合力、借助外力、谋求发展，是我们把城建档案做大做强的法宝。

城建档案事业的发展必须依靠一定的资金作后盾

积极开展技术咨询服务业务，是城建档案管理工作可持续发展的重要保证。因此，适当收取一定的技术服务费用，增强城建档案管理的自我主动性、积极性，是使城建档案事业走上自我造血、自我积累、自我发展的有效途径。在工作中，应结合实际，在服务费用的收取上大胆探索，改变城建档案单一保管、单一查找的模式，使城建档案管理贯穿到整个工程建设中去，做到事前能技术服务、事中能档案整理、事后能查找咨询，提升城建档案自身价值和社会经济价值。一旦与建设单位签订责任书，就承担了相对的责任与技术服务义务，要对建设单位进行档案业务指导，开展工程档案初验、催缴、整理、保管等一系列技术服务工作，把城建档案的技术咨询服务与城建档案管理上的责任相结合，把服务与责任捆绑在一起，融“责任-管理-服务-效益”于一体。

城建档案事业的发展必须构筑出立体式的管理网络

构筑城建档案立体式管理网络，是搞好城建档案管理工作的基础。城市规划区域内不具备招投标条件的建设工程是建设市场的重要组成部分，是建设管理的重要内容，也是城建档案归档管理的一个重要门类，需建立起城建档案管理纵向与横向结合的网络建设。在纵向管理上，针对城市规划区内的各个办事处辖区内的零星建设和私人建房，也可按照以经济促管理的模式，纳入有效的城建档案管理视野，以形成城建档案管理的纵向网络。在横向管理上，加大对城市规划区外各县的城建档案管理业务指导力度。在其建馆建室、业务培训、政策支持等方面给予帮助，使各县的城建档案跟上其城市建设步伐，不至于形成管理的盲点和漏区，最后在全市形成建设系统、建设管理单位在内的纵向到底、横向到边的立体式城建档案管理网络，全方位推动城建档案事业发展的大格局。

服务是提高城建档案工作生存与发展活力的根本

积极开展为政府和社会的提供利用服务，以“服务”为立馆之本，拓展服务领域，创新服务方法，提高服务水平，建立多渠道、多途径、多形式的城建档案服务利用体系。紧紧围绕城乡规划、建设和管理业务，深层挖掘城乡建设档案所蕴藏的丰富信息，开展城乡建设各类信息与数据的汇总统计，为城乡建设提供各种基础信息；主动提供声像、编研、扫描等各种形式的服务；积极举办城市规划展、城乡建设成就展等活动，大力宣传城乡规划、建设和管理的成就。通过优质的服务，体现城乡建设档案工作的存在价值，提升城乡建设档案事业的地位。转变改念，主动服务，提高城建档案工作生存发展活力。首先，城建档案工作要主动为城市规划建设管理服务。要积极开展城建档案的利用服务，为城市规划建设管理提供依据、咨询和决策信息。要紧紧围绕城市规划建设业务，主动介入，积极提供声像、编研、扫描等各种形式的服务。要利用现有城建档案信息、技术设备和专业人员条件，通过城建档案陈列（展览）、城建档案开放等各种形式，大力宣传城市规划建设管理成就，广泛为社会提供利用服务。同时要拓宽服务范围，改变服务方式。要将档案信息资源充分整合，建立城建档案信息管理系统，提高利用效益和水平。要深层挖掘城建档案蕴藏的丰富信息，开展城乡建设各类信息与数据的汇总统计，为城乡建设提供各种基础信息。要建立网站，拓展与社会沟通的渠道，让大众方便地获取城建档案工作信息和城建档案信息，推动城建档案工作的社会化发展。探索——创新——发展，城建档案人应拓宽城建档案管理思维，探索城建档案管理方向，进一步夯实城市规划、建设、管理基础，提高城建档案管理质量，实现城市建设信息资源的社会化共享，为构建和谐社会做出新的更大的贡献。