城建档案公共关系合理利用思考

本文作者：胡韵琪 单位：广东省中山市城建档案馆

公共关系在城建档案中的作用

城建档案馆是具有很强的专业性和服务性的社会组织，我国的城建档案管理事业起步较晚，但发展较快。城建档案馆为城市建设管理服务提供重要依据，具有服务性。城建档案馆需在社会其他群体和公众之间建立一种良好的关系状态，公共关系就变得不可或缺。公共关系有利于促进城建档案的内外关系。城建档案是由城市的规划建设方面的资源和信息串联而成，信息沟通与传播是公共关系的特殊手段。组织与公众之间的传播沟通是公共关系的本质属性，城建档案馆公关本质上就是进行有关城市建设信息的沟通。城建档案工作每天都与公众接触，为城市各项建设服务，对外提供城建档案的开发利用服务是城建档案馆的根本目的和职责。而在这一过程中，公众同样能接收到工作人员的信息，广泛听取意见，通过这种互相传递出的信息能促使公众形成对其的印象和评价。城建档案公关有于更好地协调内外关系，通过与公众的接触可以更好地找出不足之处，提高公众对城建档案工作的美誉度，从而树立良好的形象，也能增强工作人员的内聚力，提高城建档案馆的价值。公共关系有利于促进城建档案的舆论管理。

舆论是公众信息的一部分，是一种集中的、强化了的公众信息。任何组织都生存在特定的公众舆论环境中，其行为既受到公众的左右和影响，也影响和左右着公众的舆论。因此，舆论坏境对城建档案的发展有很大的影响。在缺乏对城建档案馆正确认识的情况下形成的一些负面舆论会对档案工作的开展产生阻力。所以，我们必须建立和完善舆论，充分发挥公共关系的作用，通过有目的的活动，将准确的信息传播给公众，利用各种传播媒介，向外界宣传城建档案的正面形象，去影响公众的看法、意见、态度和行为，为城建档案营造一个适宜和良好的舆论环境，更有利于日后的城建档案发展。

如何运用公共关系于城建档案工作

搞好城建档案馆的内部关系。城建档案馆工作人员主要面对主管部门的领导和自身部门的同事，要创造一个和谐愉快的工作坏境必须要运用公共关系来协调内部的关系。要使档案工作更顺利的进行，需要得到领导部门的认可与支持。为此，应该把握一切有利时机，开拓思路，与领导部门形成良好的关系。要尊重领导的意愿，了解主管部门的想法，掌握信息，并要积极主动地向主管部门汇报工作；日常要在工作上和领导多沟通，让领导了解档案工作的最新状况，理解在城建档案工作中遇到的困难和问题，引起领导的重视。要主动地接受主管部门的考核和请示工作，积极完成领导交代的各项任务，拓展工作领域，从而得到领导的支持和信任。城建档案馆正常运转离不开各方面的协调沟通。而加强内部关系沟通的目的，是培养工作人员的向心力、凝聚力，培养其主体意识和形象意识。要想得到社会的认可以前，首先需要得到自己内部工作人员的认可，其次需要赢得内部工作人员的配合与支持。否则，将无法成为一个整体面对外部的公众。每一个成员都是组织的细胞，他们对组织有机体的认同和信赖，是这个有机体得以存在的基础。因此，良好的内部关系是城建档案公共关系的一个起点。

要将全体工作人员组合成一个有机整体，就需要将内部工作人员视作传播沟通的首要对象，尊重工作人员分享信息的权利，争取他们的支持与理解，形成信任与和谐的内部气氛。如果内部传播有障碍，沟通不顺畅，就会在内部产生焦虑、猜疑等消极情绪和现象。要避免这种情况的发生，就需要健全的传播渠道，完善内部沟通机制，使工作人员在信息分享和感情沟通中与工作坏境融为一体。而在日常工作中，培养工作人员的公关意识，提高工作人员的素质，也是另一重点。工作人员的公关素质会直接影响到工作的质量。要使工作人员意识到档案馆的良好形象是靠全体工作人员一起树立和保持的，引导他们主动的宣传城建档案的作用及各方面的成就，关心城建档案馆的形象与公关工作，并提高工作质量，以真诚的服务赢得公众的知名度和美誉度。还要积极主动参加各类专业培训，如进行礼仪语言、仪表、交谈方式等培训提高工作人员的公共态度和能力。对外宣传、介绍城建档案馆的工作性质与成就，是城建档案馆公共关系中最主要的一项任务。城建档案馆需要通过全员公共关系来增强外张力。

每一个工作人员都是城建档案馆与外部公众接触的触角，都处在对外公共关系的第一线；城建档案馆的整体形势必须通过他们在各自工作岗位上的良好行为表现出来。公共关系的目标是追求较高的团体价值，既要塑造组织的良好整体形象，提高组织的社会地位，争取较好的组织知名度和美誉度。要提高档案馆的知名度，增强社会对城建档案的认识，使公众能了解和支持城建档案的工作。城建档案馆的宣传工作不能局限于旧的传统展览模式，可以利用广播、电视、报纸等媒介宣传模式，也可以通过新式展览这种综合性传播媒介引起公众的兴趣和关注。通过灵活地运用文字、实物、模型、录像等多种传播工具，图文并茂，使更多人了解城建档案的法律法规和工作内容，也使公众对城建档案馆工作有充分的了解和正确的认识，扩大其在社会上的影响，增加知名度，实现内聚力和外张力的平衡和双向的调节。城建档案馆在今后的发展过程中还将面临更多的机遇和挑战，我们要打破一成不变的城建档案管理方法，取而代之的是运用新型的公共关系来进行管理。公共关系需要我们不停地学习和完善，才能使之能更好的运用于城建档案事业。