信息服务论文:档案信息服务绩效评析

本文作者：刘玉红

城建档案信息服务绩效评估的内涵

根据指标考核评分标准，对城建档案管理机构各项考核指标完成情况，以及上级城建档案管理部门布置的阶段性工作任务完成情况进行自我评价，撰写单位绩效自评工作报告并报上级机关绩效管理办。③集中考评。采取听取汇报、查阅资料、实地抽查、座谈交流等方式，对年度绩效目标实现情况进行考核、评价。④公众评议。采取问卷评议、电话访问等方式，邀请社会各界进行评议。重点从履行职责、工作效率、服务态度、勤政廉政等方面进行评议，推动作风转变和服务意识的增强。⑤察访核验。具体由当地县市区效能办牵头组织实施。四是城建档案信息服务绩效评估等次，即评估结果，分为优秀、良好、一般、差4个等次。

城建档案信息服务绩效评估的目标

更新城建档案管理思想。在信息社会，必须及时更新思想，提高信息服务意识。由于绩效评估建立了比较全面的衡量指标，可以随时获得用户的反馈意见，达到迅速更新管理思想的目的。提高城建档案信息服务质量。通过绩效评估可以发现城建档案管理机构在提供城建档案信息服务过程中存在的问题，并采取有针对性的措施来纠正档案信息服务过程中的缺陷，不断提高服务质量，从而提高用户满意程度。确保城建档案信息服务的成本管理效率。城建档案管理机构虽然是非营利机构，但在提供信息服务的过程中也需要考虑效益与所投成本的比率，否则极易导致只重投入、不管效益的后果，造成人、财、物等浪费。通过绩效评估发现一些不合理现象，紧紧围绕规范化、服务型政府建设工作，抓业务人员服务能力建设、档案载体标准化案卷指导与归档及档案检索与利用，努力提高快捷便民服务工作效率。促进档案信息化建设。近年来，我国城建档案事业受社会信息化影响，也在信息化道路上逐渐成熟起来，信息化建设效果初步显现，但也暴露出了很多问题。通过引入评估机制，能够帮助城建档案管理机构及时发现档案信息化建设过程中存在的问题，并找出解决的办法，可以说是指导档案信息化建设的有力工具。

城建档案信息服务绩效评估体系的构建

制定战略。城建档案信息服务战略是城建档案管理机构开展服务活动的纲领文件，绩效评估循环中的其他环节都是为了实现战略目标服务的。组织的战略是由其使命决定的，组织的使命是根据组织的远景目标和价值而设定的，并确定达成战略目标的关键成功要素。因此，它确定了城建档案信息服务的内容、手段及实施步骤。在制定战略时，必须规定城建档案信息服务活动的使命，从而避免城建档案信息服务活动的盲目性。业务分析。业务分析需要了解城建档案信息服务活动的全过程，包括提供信息服务的软件环境、人员组成情况、服务方式、服务资源、用户对象等内容。通过业务分析，确定影响城建档案信息服务绩效的关键因素，理清阻碍评估的过程。指标体系构建。城建档案信息服务绩效评估的关键在于结合城建档案信息服务活动构建指标指系，以对全面信息服务行为及其结果进行全面的绩效评估。构建指标指系时，应坚持科学性和准确性原则，各项指标的提出要有一定的依据，体现一定的目标追求，产生一定的指导作用。此外，各项指标不仅是确定的，而且是可以量化的。绩效指标执行。

城建档案信息服务绩效指标体系构建的目的在于应用与执行，否则就失去了意义。应将量化思维引入到指标体系的构建中，尤其要根据机构实际情况确定各个指标。在执行指标体系时，要建立良好的信息共享机制，确保指标的数值是真实准确的。绩效反馈。通过城建档案信息服务绩效评估指标的执行，可以发现城建档案信息服务中存在的问题。如果评估结果不够理想，就应该认真总结服务过程中的不足之处，并对其服务业务流程进行更改，以改进对用户的服务方式。为此，在绩效反馈过程中，要定期采纳服务对象的合理化建议，修正绩效衡量指标并改进机构战略。奖励与指导。通过奖励环节的设立和运行，鼓励和激发员工为达到组织目标而共同努力。通过指导环节的设立和运行，对实施中出现的问题进行指导和纠正，以达到组织的整体进步。指导环节与绩效评估指标和目标的制定相联系，使绩效评估体系形成一个连续的循环，促使城建档案管理机构绩效不断提高。