2021-4-9 | 畜牧业论文
本文作者：张玲 单位：新疆维吾尔自治区畜牧科学院档案室
机制改革，新的科研运行机制下科研档案收集工作出现的问题
在新形势下畜牧科研档案不只限于课题准备阶段、研究阶段、鉴定阶段形成的各种原始记录，还包括大量在成果转化中后续实验、开发、应用、推广过程中形成的各种材料。这些材料的形成周期长、不定期，归档难度更大。难以保证科研档案的完整性和系统性。新的科研运行机制下，新疆畜牧科学院与高校合作（新疆畜牧科学院与石河子大学合作）、院兵合作（新疆畜牧科学院与新疆农垦科学院合作）、企业合作（新疆畜牧科学院与新疆天康畜牧生物技术有限公司合作），共同研究的项目越来越多，这对档案的收集产生了极大地影响，其结果是造成一个项目的材料分散在几个单位。如果仅仅按照过去的办法只收集本单位形成的档案材料，必然难以保证科研档案资料的完整性和系统性，从而给档案的利用带来不利的影响。归档范围难制定。新的运行机制是一种动力机制，我院科技工作者在工作之余也在努力从事科研活动，于是产生了相当一部分非职务成果，非职务成果属于各人所有，其形成的科研档案理所当然也归个人所有，按理非职务成果档案不属于归档范围，但是由于非职务科研活动与职务科研活动有着密切的联系，很难将他们截然分开，这给档案部门划定归档范围造成了相当的难度。还有由新的特殊机构衍生出来的一些特色优势产业，像兽用疫苗、生物制剂以及奶牛胚胎性别控制等等科研活动。科研人员为了使自己在竞争中立于不败之地，将科研过程中积累的资料和获得的经验视为本课题组甚至个人财富的一部分，仅限于本课题的主要成员使用，拒绝拿出来与他人共享（这里所说的共享是指允许范围内的共享）。新的运行机制下，这种现象的存在，导致的直接结果就是科研档案资料的不完整性。
档案专业性不强，档案知识不足
院属各所（中心）档案管理人员都是兼职，常因兼职过多而无法将精力放在档案管理上来，且大多数人未经过正规的档案专业培训，档案业务知识与技能相对不高。从事科研工作的科技工作者不懂档案收集整理工作；做档案工作的档案员不懂畜牧科研技术，跟科技工作者比起来对科研项目的进展程度以及完整性了解的不是很深，造成科研生产活动与归档工作脱节。档案管理人员继续学习的机会少，自主接受新知识的主动性弱，新的管理办法、归档范围执行起来总有些许滞后性。各所单位科研项目人对科研档案归档范围不了解，认为归档只是在项目验收结题时把科研项目大本子直接交到院综合档案室就可以了。造成档案人员想要的科研资料没有，不用存档的资料一大堆，而且大本子里大多数都是课题资料的复印件根本没有保存的价值。这些也是收集工作不完整的一个重要因素。根据科研档案管理的规范要求，结合畜牧业科研单位的特点，科研档案工作者应更新观念，大胆探索，从源头抓起，以推动畜牧科研档案工作向更深层次发展。现根据问题从管理制度和科研档案管理人员等方面阐述解决问题的措施。
建立健全适应新的科研运行机制的科研档案管理制度
科研档案工作要适应新疆畜牧畜科院新的科研运行机制，应该破除各种束缚科研档案工作发展的旧思想、旧观念，开拓新的路子，改进现有的管理方法，使科研档案工作跟上时发表展、变化的步伐，适应新的科研运行机制。新疆畜牧科学院根据科研单位的特点，制定《新疆畜牧科学院科研档案管理办法》，《新疆畜牧科学院科研档案归档范围》并下发文件，发至院属各所（中心），由院综合档案室组织院属各单位专兼职档案人员集中学习科研档案归档范围。现将新增科研档案管理办法归纳为以下几点：建立完善的科研档案工作网络。针对科研档案收集工作的全面性、完整性等特性，科研档案收集工作必要从科研项目的源头抓起，深入基层广泛收集材料。所以建立完善的档案组织工作网络就很有必要。新疆畜牧科学院根据“统一领导，分级管理”的原则，成立了档案工作领导小组，组长由院长兼任，成员则是院属各所（中心）主管业务的所长（主任），各所（中心）的科管秘书则是兼职档案员，形成院领导挂帅，办公室、科管处领导分管，档案人员具体抓，各所领导和兼职档案人员协助的五级档案管理网络体系。在制定科研工作计划时，提出建档要求；平时由各研究所（中心）在本单位专业项目立项时，就安排一位本项目人员兼职项目档案员，参与项目实施检查、项目考核评比、课题鉴定、验收，全程跟踪管理在研项目档案材料的形成，防止材料流失。并在项目结题时整理立卷，最后由院档案室检查，院科管处监督，科研档案资料不立卷不予结题验收课题。建立开放式科研档案管理办法。由于畜牧科研项目中有相当一部分课题需要与外单位合作，这些涉及多家单位的科研项目的档案管理方式，可采取开放式的管理形式，即采取档案的共建共享。即以科研项目为单位收集材料，项目的主要完成单位应将该项目的材料收集齐全，涉及到其他单位的材料，可收集复印件，并在上面加盖单位档案部门的印章。在共建的基础上，除确需保密的科研材料之外，其余的都应在所有参与项目的单位之间实现档案信息的共享。加强科研成果转化阶段形成材料的补充。原有的科研档案管理中，档案部门主要收集项目开始至鉴定期间形成的材料，至于鉴定后成果开发推广阶段形成的材料，很少去收集。档案部门与科研部门、课题组联系多，与科研开发部门接触少。档案部门很少介入科研产业部门的工作中，也无法向科技开发部门提供有价值的档案开发产品。新运行机制下，档案部门要加强科研成果转化阶段形成材料的补充，建立动态的管理模式，应建立科研与科研档案一体化的管理方式。动用一定的强制措施和经济手段，加强对难以归档的科研文件的监督管理。在提高科研工作者归档意识方面，规范科技工作者及档案工作者的行为，健全完善的规章制度很重要。《新疆畜牧科学院科研档案管理办法》中将科技档案工作纳入年底各所领导督察工作内容中，直接与年底单位考核制度挂钩，实行档案一票否决制，从强制各单位实施《新疆畜牧科学院档案管理办法》到现在的习惯自觉规范地完成科研档案工作。《新疆畜牧科学院科研档案管理办法》中将科技档案工作纳入科研管理和科技活动过程中，使科研档案归档工作成为科研项目结题验收工作的一个硬性指标，不归档、不验收。制定管理目标考核制，与个人岗位责任制挂钩，变软指标为硬指标，使每个专业技术人员都自觉地将科研档案资料按时交给档案管理人员。最后在全院年底表彰大会中，还新增了科研档案归档优秀单位和优秀个人奖，这样从先进优秀方面激励了科技工作者的归档积极性。