2021-4-9 | 工商企业管理论文
本文作者：龚家荣 单位：桂林市烟草专卖局副局长
在制订烟草市场监管办法时，就要对重点监管对象的监管内容、监管频次、监管方法、监管要求等作出明确具体的规定，以确保监管到位。那么，如何在诸多流程中做到“突出重点、抓住关键”呢？首先，要分析、梳理业务管理活动所涉及的所有流程，并根据业务管理活动所要达成的目标找出那些起关键作用的流程。其次，要对关键流程进行细化规定，确保目标实现。
另外，要兼顾那些次要的、辅助性的流程，因为次要流程对管理目标的圆满实现不可或缺，而且主要矛盾和次要矛盾是动态变化的，如果相关条件改变，次要流程也可能转化为关键流程，从而对相关的业务管理活动起到重要的影响。职责明确，流程科学。要确保流程设计科学、执行到位和持续优化，明确责任主体是前提和基础。首先，流程责任人是业务和管理活动的具体执行者，最了解业务和管理活动的具体情形和所要实现的目标，应作为流程的主要设计者构建流程的主要方面，以确保流程设计的科学合理性和可操作性。其次，流程责任人作为流程运作绩效的负责人，要通过建立可衡量的绩效指标并设置改进目标，以确保流程执行到位和持续优化。
另外，一个流程涉及的责任人往往有多个，很多时候还是跨部门的，必须明确各自的职责和部门间接口，以避免出现职责不明、推诿扯皮的情况。而从流程的制订和实施程序上来看，一般来说，建立健全一个流程须经过问题诊断、流程设计、实施、评估、优化完善五个阶段，以确保流程的科学性、有效性和适宜性。比如针对请示审批效率不高的问题，我们首先要对出现的问题进行收集、整理、分析，看问题出在哪个环节，再根据效率与规范兼顾的原则，对审批的程序进行科学合理的设计，然后对实施的效果进行评估并不断优化完善，确保请示审批流程运转顺畅、高效。
流程固化，刚性约束。流程必须具有一定的稳定性和权威性，以确保管控力度和执行力。因此，流程需要在责任人、程序、内容、标准等方面进行固化，还要借助表单化、信息化以及规定违规责任等方式为固化的流程提供刚性约束。流程被固化，就意味着执行流程是完成某项工作的唯一路径，每个人都要按流程办事，尤其是各级领导，要起到示范作用，严格按照流程开展工作。修改流程，也要按照流程开展。当然，管理不能僵化，企业的运作是随着外部环境的变化而变化的，所以，在提高流程刚性的基础上，也要根据情况的变化对流程进行适当的调整，持续优化流程，避免流程管理与企业实际运作脱节，达到在刚性基础上不失灵活性的目标。另外，流程固化并非仅仅是文件上的固化，不是简单地将流程图贴在墙上就可以达到目的。关键是要通过高强度的宣贯、管理的手段与合理的方式对员工加以辅导，确保员工知道且清楚，才能使流程真正地落地和固化。
程序简明，高效运行。流程管理的目的就是要运用系统观念和逻辑思维让复杂的业务活动和管理行为变得条理清晰、简明易懂和便于执行，确保流程高效运行。要做到程序简明，首先要剔除那些多余的、非增值的程序和环节。所以，要明确流程所指向的目标，根据目标来设置流程中的具体程序和环节，要尽量缩短链条，减少层级，保证合理的管理幅度。特别要注意，流程精细化的前提是流程的各个部分都是必要的，不要为了“精细化”而“精细化”，把流程变得繁琐而累赘，影响流程运行的效率。其次，对流程各环节的内容、标准等的描述要简洁、明确，不要让执行者产生理解上的歧义，要使用规范化的语言，多运用图表进行描述，让员工一目了然，易于掌握和应用。留有痕迹，落实责任。一个好的流程必须有一套好的记录和痕迹材料来配套，从而保证流程真正被不折不扣的执行，保证结果的可控性，同时为追究责任提供证据。首先，痕迹化管理可以增强员工的责任意识。
通过痕迹材料可以很快的判断该岗位员工工作是不是认真，工作任务是不是繁重，哪些工作做的不是很好等，为员工纠正错误、弥补不足、改进工作提供“镜子”。其次，痕迹化管理便于监督检查工作。管理者可以通过痕迹材料从一项工作的事前计划、事中过程、事后结果进行全面的了解，避免在检查过程中出现因主观因素而故意压分和打感情分的现象，比较客观地反映员工的成绩和问题。当然，痕迹化也不能过度，要区分工作的主要部分和次要部分，对重点工作强化痕迹管理，做到细致、准确、无误，对次要部分的痕迹管理可以“相对弱化”，这样既可以发挥痕迹管理的巨大作用，又可以减轻员工的工作强度，提高工作效率。
制度流程化是提高制度的科学性、合理性和可操作性的重要方法和手段。特别是因为体制方面的原因，多数单位在制度建设的初期，往往呈现出明显的行政化、文件化色彩，对制度的流程化关注较少。而随着企业的业务活动和管理行为的逐步复杂化、专业化，笼统的、模糊的制度文件已经难以适应企业经营管理的需要，有必要借鉴一些先进的管理思想来指导、改进我们的制度建设工作。因此，无论是在理论上还是在实践上，制度流程化都是一个值得进行深入研究的课题，以不断提高我们的制度建设水平。