2021-4-9 | 电子政务论文
本文作者：尹阿卓 单位：黑龙江工程学院
电子文件的产生与过去的甲骨、竹简、钟鼎和纸质文件在其本身功能和管理目标上，都是有相同之处的。只不过前者是文件记载的信息与其载体是依附在一起的，并且是看得见摸得着的。而后者是信息与载体可以分离，并需要机器设备才能解读。现代的高科技把有形变成了无形，把现实变成了虚幻，这是科技进步的结果。正如科学家约翰•皮林（JeanPerrin）所说的“科学是以简单的无形代替复杂的有形”。我们要正确认识电子文件的电子证据问题。过去之所以人们对纸质文件坚信不疑，其根本原因是人们对所谓“原件”坚信不疑。
长期以来，在许多人的意识中“，原件”是一经生成，无论是载体还是附着其上的信息内容及各种标记都是未曾改变的原始的文件。原始性使得文件在现行工作中具有特殊的凭证、依据作用，最可靠、最具权威性，是公认的法律证据。然而，电子文件已不再有“原件”的概念。这是因为：电子文件必须要机器来识读，致使“眼见为实”失效。电子文件增删容易且不留痕迹“，原价”状态很难保留。
电子文件可脱机保存在其它磁盘、光盘等载体上，或发送到网络上“，原件”已不具备实际意义。由于系统不断升级，读取设备不断更新，即使保存原件也是徒劳的；网络平台上电子文件的生成与传输实际上是数码的逻辑组合，可以说电子文件在产生一开始和传输过程中，本来就不是什么原件。如电子邮件的传输就是先将信息拆散打包经由不同的路径传送，然后在另一端重组整合。因此，实体文件的“原件”概念，事实上载电子文件中是不存在的。
但是，这不等于说电子文件不具备原始性。对电子文件而言，重要的不是它的原件形态，而是对复制件内容原始性的认证。这就是认识电子文件证据性的出发点，也是电子文件管理保护的切入点。显然，对电子文件的制作过程、生效程序和管理方法进行有效的规范是非常必要的。目前，虽然也有了通过对产生电子文件的计算机做出规定、通过认证信息提供者与记录制作者的可靠性等方法判定电子文件的证据价值，但这毕竟是一种“头疼医头，脚疼医脚”的谨慎临时应对措施。电子政务要想从根本上解决这一问题，需要围绕电子文件的生命周期建立起一整套法律法规。
借助以上的认识，电子政务中电子文件的管理就要彻底改变过去传统档案管理中滞后的文件管理观念和方法。变“过去时”为“将来时”，把电子文件的管理延伸到电子文件产生前，即所谓的“前端控制”。其核心内容就是在电子文件产生之前，档案工作者就要对系统建设提出建议。同时，通过立法授权档案部门监督指导有关单位按法定标准生成和传输电子文件。这样就使系统在电子文件产生时，甚至在文件产生之前就对电子文件进行归档范围的划定、文件价值的鉴定、信息保护形式的选择以及其他有助于认证电子文件凭证性的背景材料等有关记录。目前全球档案界已就电子档案“前端控制”观点达成了相当广泛的共识，并且正在结合各国不同国情和文化背景制定相应的实施策略。
其实，“前端控制”并非电子文件时代的产物，在纸质档案环境中就已经出现了。如“，纸质文件的规格标准”就是在文件未产生之前去控制文件载体的大小规格。而在电子文件环境中采用“前端控制”，对电子文件的管理具有至关重要的指导意义和新的内涵。从系统论的观点出发，对电子文件的管理进行统筹规划，使之在运行中高度有序化、规范化，是电子文件管理的最佳途径。这一网络时代的“前瞻策略”使得系统设计阶段成为电子文件整个生命周期的三个阶段中（系统设计、电子文件形成、电子文件保存）最为重要的环节。
在这一环节中，文件工作和档案工作的要求一同被嵌入到系统软件中去。今后只要电子文件一形成，电子文件的保管、归档、保护、检索等一系列工作自动完成。整个电子文件的周期自始自终处于高度有效调控中。这是电子文件管理高级阶段，是电子政务系统设计者、电子文件的生成者和利用者、电子文件的管理者和档案工作者共同盼望的目标。