学院电子档案监管思索

本文作者：邹晓军 林玲 高军 单位：塔里木大学

档案管理员由教学秘书兼职，由于大多没有经过专业培训，不懂档案管理业务和要求，严重地影响了教学档案管理工作的规范化、标准化。[1]1.3电子教学档案安全问题突出。在网络环境下，影响档案信息安全的因素很多，一方面来自操作系统因素、硬件设备因素和网络黑客等[2]，另外一方面，档案管理人员随意插用移动存储介质，拷贝他人文件，失泄密事件时有发生。因此，必须高度重视校园网络信息的安全问题。

缺乏对原始档案的管理。教学档案来源比较广泛，而且非常杂。既有上级部门的通知、通告、教学任务等，又有教师的教学日历、电子教案、教学大纲等，还有学生的个人信息表、学生成绩表等，从而产生了大量的草稿性的、原始的电子档案，但二级学院的档案管理人员认为经过修改、整理后的电子教学档案才具有归档性，对原始的电子教学档案用后就删，无从体现电子教学档案原始性、真实性和完整性。以学生成绩为例，很多教学秘书认为教务管理系统中有就可以了，没有及时进行备份，由于操作系统崩溃，使数据丢失，这就会造成无法挽回的损失。

加强全员档案意识。首先主管教学领导要树立档案意识，加强对电子教学档案的监督、检查；其次要树立教职工档案意识，确立档案的价值观和效益观，实行由二级学院各部门和教职工立卷归档责任制，把每个人的电子教学档案的建立纳入年终考核范围，以养成随时进行档案归档的好习惯。最后作为档案管理人员的教学秘书要提高档案管理尤其是电子档案管理素养，积极对电子档案进行整理、归档，更好的为教育教学服务。

建设和完善二级学院电子档案管理制度。依据国家有关档案管理的标准，结合二级学院自身特点，制定电子教学档案管理的各项规章制度，如：档案保密制度，电子教学档案管理制度，档案员责任制度等，一定要有可操作性，以便对电子档案工作各个环节进行有效管理。加强安全防范能力。首先要严格执行电子档案保密制度，即配置档案管理专用电脑，保证专人专用，设置开机密码，不得让他人使用，不得随意插用移动存储介质，拷贝他人文件等。其次加强技术保障，包括安装最新防毒软件和防火墙，不断安装软件补丁更新系统漏洞，对重要文件进行备份，从多个方面进行防范，尽一切可能去制止、减少一切非法的访问和操作，把不安全因素降到最小。另外，为了防止档案专用电脑出现故障，每个月需对电子档案进行备份。

加强对原始电子档案的管理。电子档案收集相比纸质档案收集更加复杂，既要保证其真实性和完整性，又要保证其原始性。电子档案不如纸质档案直观，若不及时收集，就很可能散失毁坏，必须从文件形成之时起采取措施对电子档案收集管理，实施全过程管理，切实做好收集积累工作[3]。为了保证归档电子档案的完整、真实，由电子档案的产生者（包括教师，管理人员等）把形成的电子档案进行分类整理后，集中发送给档案管理人员，档案管理人员按照教务管理系统的模块进行严格分类，归档，并做好文件的标记及目录的登记，并及时将相关档案及时上传至服务器，以便相关师生能上教务管理系统及时查阅相关信息。

开发电子档案管理系统。现阶段，我校的档案管理系统还需要靠人工一个个输入信息，并且是简单的目录检索，档案数字化建设一直比较滞后，如何构建网络电子档案管理系统是目前急需解决的问题。积极推进教学档案数字化建设，实现档案资源共享是我校正在努力的目标。目前，教学档案全文数字化还不现实，可以先把档案目录数字化，供师生进行网上查询，还可以把重要的、价值高的、师生需求大的档案优先转化为电子档案，更好的为广大师生服务。

总之，在教务管理系统背景下，电子教学档案在教学管理工作中逐渐发挥着重要的作用。同时，作为一名从事最基础工作的教学管理人员，要不断加强学习，培养自己的档案管理素质，多思考、想办法，认真研究电子教学档案如何实现与教务管理系统的无缝对接，以适应现代化教学管理的需要。