2021-4-9 | 电子政务论文
本文作者：黄锐 单位：杭州市人民政府电子政务办公室
传统政府会议都需要到指定会场集中，时间、交通、效率、费用都是需要考虑的因素。一旦发生突发事件，因不能及时沟通、决策滞后而造成损失都是不可预计的。主要弊端可概括为以下几个方面：①决策受到时间限制。政府会议频繁，对时效性要求较高。除了会议筹备本身需要时间外，区域跨度大时，各部门人员从各地赴会，造成时间上的大量浪费，有时候花在路上的时间甚至比开会的时间还长。政府决策受到时间的限制，特别是紧急会议可能因时间紧任务急，而受到严重影响。②赴会者面临行车难、停车难的困境。随着私家车走进家庭，城市汽车保有量大幅度增长，在给人们的生活带来方便的同时，也给市区道路的交通带来了巨大压力，交通供需矛盾日益凸显，特别是“停车难、行车难”问题越来越突出。公车改革后，机动车使用的高强度、出行的高密度给与会人员行车、停车带来了很大的困扰。③会议受到会议室规模和档期的影响较大。政府会议室的保有量是有上限的，传统会议会受到会议室规模的限制以及是否空闲的影响。
在当前建设节约型社会中，首先要建设节约型政府，政府机关作为社会的组织者和管理者，在建设节约型社会中起着举足轻重的作用。传统的政府会议在资源利用上存在以下弊端：①物质资源浪费严重。传统会议需要印发会议通知、会议指南等印刷品，有些材料阅览后就被丢弃，浪费了诸多的物质资源。加上会务费一般从财政经费中列支，使许多政府财政在办公经费上入不敷出，会议的庞大支出使得财政资源不堪重负。②政务资源浪费严重。会议过多，参会人员疲于奔波，耽误时间，更有甚者，各级工作人员长期处于会议综合疲劳症状态，既不利于工作的创新与发展，也不利于身心健康，更不利于提高工作效率。目前，政府的日常工作会议繁多，集中的会议方式越来越不能满足人们的需求。如何在“效率至上”的信息社会中，既能提高政府的办公效率、省去路途劳累，又能减少差旅费用等各项会议成本，这是政府部门亟待解决的问题。
近年来，中国公众利益诉求的数量日益增多，利益诉求表达已成为当前社会的旺盛需求。同时，仍有大量利益诉求处于难以表达或不好表达的状态，表达渠道不畅的状况日益突出。如果表达渠道不畅，一部分群体的利益诉求长期得不到表达和反映，其利益必然会受到漠视和损害，最终会加剧利益冲突和社会矛盾的产生。在传统政府会议中，公众无法广泛参与讨论。特别是与公众切身利益相关的决策，往往是政府领导在会议室的“象牙塔”中“拍脑袋”想出来的，或者只有几个公众代表参加，反映的意见无法代表最广大群众的意见和利益。因此，传统会议无法满足公众表达诉求的愿望，也没有给公众表达诉求提供渠道。公众诉求满意度较低。构建和谐社会就是要提供解决矛盾和化解冲突的维护群众权益机制。加强和完善党和政府主导的维护群众权益机制的一个重要方面，就是建立和健全诉求表达机制，而构建利益诉求表达机制的着眼点在于拓宽和畅通公众利益诉求渠道，让公众能够最大程度地参与到政府的决策中来。在传统政府会议中，信息发布与解释受到限制，影响政府工作的满意度。随着信息技术的发展，广播、电视、报纸、互联网等大众媒体受到群众关注，政府往往通过媒体来发布政府动态和决策。但由于受到篇幅和时间的限制，媒体无法在有限的时间内发布所有政府的动态和决策，造成公众对政府工作了解不够全面，甚至会造成误读。同时，媒体在人民群众利益诉求表达中发挥着越来越重要的作用，成为公众利益诉求表达的重要渠道。通过大众媒体进行的公众利益诉求表达很容易为党和政府所注意和重视，直接被决策层了解。而在媒体报道公众利益诉求的过程中，不同程度会有一些传达的片面和失真，不能够完全准确表达公众利益，或者只是表达了部分群众的心声，造成政府无法准确及时地了解公众诉求，从而影响公众对政府的满意度。
《中华人民共和国国务院公报（2008年第5号）》中提出要精简会议、改进会风，严格控制会议的规格和会议数量。在改进会议形式上，提倡召开电视电话会议和网络视频会议，不涉密的会议特别是直接开到基层的电视电话会议，可以安排在网上直播。电子政务手段在政府会议中的普及与应用，借助宽带网络向政府提供与其业务相结合的专业视频会议系统，使传统的会议组织方式发生着根本转变。它减少了政府机构的会议成本，进而提升政府行政效率、行政能力和行政公信力，乃至于改善投资环境。透过视频会议可以缩小各级机构间的区域间隔，减少差旅会务成本，构造出一个跨区域多人共享的工作空间，为政府系统提供了一个便捷高效的通信沟通平台，拉近了各级各部门之间的距离，能帮助政府轻松召开远程会议、进行视频会商，减少中间环节，节约会议时间，节省行政成本。
以网络视频的形式召开非涉密内容的日常政务会议，为各级政府部门举行实时会议和即时会商提供高效可靠的支撑平台，有助于减少会议出行、提高办事效率。电子政务手段应用于会议组织，主要是指运用政府信息化办公的高科技产品，通过程序共享、文件传送、图库编辑等功能，参会者可以将各种需要交流的数据、图形、报表、文字等信息同步显示给所有相关人员，在进行充分视频、语音交流的同时能够让参与者对内容进行共同操作和修改，完成会议中的交流讨论[2]。各部门可随时方便地召开各类会议，及时进行工作部署、监管和政策传达，从而可大大提高行政效率。⒋提升突发事件处理能力突发事件的急迫性要求政府能够作出快速准确的反应，电子政务手段的应用，使得应急系统需要具有“千里眼”和“顺风耳”的优势，作为应急系统关键部分的视频会议系统可以在第一时间了解突发事件、作出应急指挥处理和布置下一步工作。远程会议也逐渐发生了从“会议室”到“桌面化”的变化，会议“桌面化”后与“日常沟通和管理”的完美结合，即把视频会议系统变成更加完善的集办公、管理于一身的高效管理平台，在帮助指挥员指挥决策的同时，提高了快速反应能力[3]。
政府会议中公众诉求体现方式的转变电子政务手段的应用使得公众可以直接参与到政府各类会议中，政府领导可以直接与市民见面，听取诉求，解决问题，使政府会议成为政府与市民直接沟通的桥梁，成为公众表达心声的有效渠道，从而满足了公民诉求的表达权。决策开放让公众了解政府决策过程，增加对政府的信任度。借助网络直播和政务论坛，邀请市民参与政府工作，能够让政府听到公众的心声，也能让百姓了解政府的决策过程。不仅增强了决策透明度，打破时空界限，而且给予民众更大的空间，能更真实、无顾虑地表达看法，提出建议。政府会议过程向公众开放增加了公众的政治参与方式，便于公权力在阳光下运行。虽然在以往政府办公会议议题研究会前，可通过广泛调研了解民意，但存在一定局限性。如今利用电子政务手段，借助网络平台向社会同步公开政府办公会议内容，改变了公众的政治参与方式，也较好地传播了政府的改革举措。让民众在第一时间享有知情权和政治参与权，共同推进公民社会建设，也可以让权利在阳光下运行，成为由民主促民生的重要方式。让公众诉求能够面对面地得到表达，从而提升了对政府的满意度。