2021-4-13 | 电子政务论文
本文作者：梁惠卿 单位：开封市档案局
基于上述情况，就显得“积极稳步地推进信息技术在档案工作中的应用，有效控制档案信息化成本，减少资金浪费具有特别重要的意义”。因此，结合省情、档情，河南省档案工作电子政务的总体建设方案应该是：建设基于档案集成网站或者称之为档案网站集群，包括网站、数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统、档案登记备案系统等主要功能的综合档案信息系统。
理念——为全省各级档案行政管理部门与各级综合档案馆提供一个免费公共电子政务平台。集成网站的建设，并不是要各级档案局馆放弃原有的档案网站，而是重点为由于种种原因无力建设或运营网站的档案局馆提供一个免费的公共电子政务平台，同时，也为已建立网站的档案局馆提供另一个公共电子政务平台。通俗地讲，这个网站集群更多的是“安居”房、“解困”房，并不限制有能力、有条件的档案局馆盖自己的“别墅”。
目标——2015年前实现数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统五大功能。数字档案馆——档案信息的馆际异地跨库查询利用。其一，建立基于标准规范的档案信息数据采集系统。各市县在统一标准的前提下，把重点放在数据采集、加工与移交上。其二，与相关档案管理软件开发企业合作，开发基于多系统的档案馆内部管理信息系统。面对各级档案馆的众多基于不同系统、构架、数据库的档案管理系统，放弃是浪费，整合又费时费钱。可行的方案：在统一标准的前提下，能用的就用，能改的则改，并进行异构数据库数据转换与共享研究，建设一个基于多系统的档案馆内部管理信息系统平台。最终，通过统一的升级平稳过渡。其三，提供标准通用接口方案，使得原没有档案管理软件的单位也能通过简单的普通办公软件实现档案数据的入库，实现省市县三级多库数据同步提供跨库查询服务。已公开现行文件中心。以省档案馆已公开现行文件中心为核心，建立全省国家综合档案馆已公开现行文件中心。该中心的管理与运行模式与河南省数字档案馆系统相同，这里，不再赘述。电子文件中心。实现多点异库的管理架构。建立省级电子文件登记备案系统，各个单位的电子文件通过系统统一登记，并在归属的地区建立目录数据库。通过系统建立起和原始电子文件相对应的编号和存放位置，向本地档案管理部门移交原始文件。可公开的电子文件直接迁移到公开现行文件数据库中，实现实时对外提供利用。电子文件备份中心。定期集中各个地区的电子文件汇聚成立备份中心核心数据。放弃按行政区划处处布点的方式，条件合适的时候集中有限财力，在省里若干地区建立备份中心镜像，实现统一和分散相结合的备份中心架构。远程办公系统。建立覆盖全省的网状远程公务系统，实现各个档案部门之间无差别的公务传递。远程办公系统本着“就低不就高”的原则，以满足最低公务需要为限，从档案登记备案、公务通信与内部文件交流内容入手，并着手档案信息城域专网建设。以期实现内外网的统一和档案信息有差别的共享利用。实现省级档案电子政务环境建设的升级。
构架——省市县同级分层。省市县三级网站上都有上下级的超链接，从上向下形成树状结构。访问者可以通过河南省档案信息网访问18个市的二级市档案信息网，由此，从上到下实现最基层的某某乡档案信息网的浏览。在具体的应用上，省市县各级的档案信息网都作为一个独立的单位网站存在。各子网站通过自身的账户独立完成本网站内容的发布、修改、删除。通过服务器设置每个网站可以使用独立域名。如www.kfdaj.com就直接访问到网站群的开封市网站。为了节省每个单位的域名费用，开通每个站点的二、三级域名应用，如(许昌市站)、(许昌县站)。也是同样实现同级分层的架构。
步骤——先建站，后建库，再建远程办公，再备份，不断完善建站。2011年，建立并开通省、市、县（区）三级网站，覆盖全省18个省辖市和各个县区。2012年，向乡（镇）及直属机关拓展。目前，共建成开通乡（镇）档案网站275个，建成开通县直单位档案网站12个，截至目前，建立并开通省、市、县（区）、乡（镇）、县直机关站点476个，栏目27个，各类信息10400条，日均上传信息25条，日最高上传信息120条；总访问量突破1000000，日均访问量为2000，最高日访问量4200。仅6月访问网站IP数就达到23009个。2013年，向省直单位、市直单位、企业、行政村、社区居委会等更大范围及纵深拓展。网站集群建设中按照国家统一的标准和规范进行实施，按照省、市、县三级统一界面、统一风格、统一管理的模式，建成了以省级档案网站为中心站，市级档案网站为重要节点站，县区档案网站为基层站点的网站集群，在保留各省辖市已经建有网站的同时，为河南省内所有档案局馆建立了存贮于一个服务器上的网站集群，河南省档案网站集群实施统一维护与管理。各地市与县区级档案部门只需通过本地终端向位于河南省档案网站集群中各自站点发布新闻信息、工作信息、开放档案目录、已公开现行文件等内容即可。在提供大量实时档案信息的同时，还大大节约了网站运营、维护与管理费用，最重要的是，实现了档案网站集群的主要功能模块和数据库结构统一。
建库。2012年在统一数据库标准的基础上，建立“明清”、“民国”、“革命历史”及“建国”后已开放档案目录数据库；建立省、市、县（区）三级政府已公开现行文件数据库。截至目前，已上传档案馆馆藏开放档案目录40万条，省、市、县（区）的已公开现行文件26587条；2015年，建立“明清”、“民国”、“革命历史”及“建国”后已开放档案全文数据库。远程公务网建设。在远程公务网初期覆盖省市县三级档案管理部门的主要科室的基础上，逐步向乡（镇、街道办事处）和省市县直基层单位过渡，实现全省档案管理工作人员全覆盖。实现省内档案办公的互联互通。截至目前，已覆盖省档案局各个处室，并在1个省辖市开通试点，进行了网络远程办公试运行，试点包括市县（区）乡（镇、街道办事处）所有档案工作者。备份。2013年在2012年的基础上，着手建立电子文件及档案目录备份中心和若干地区镜像站。作为记忆工程的展示平台，2015年，建立档案全文备份中心。完善。2012年针对一些市县档案、党史办、地方志合一的局，为这些单位设计与其全面工作相应的栏目，增加了“红色记忆”等栏目；2014年，对已经完成的项目不断进行完善，争取实现预期的设计建设目标。加快新的构想和规划，加速档案城域专网建设。形成从网站到信息资源中心过渡，逐步向统一网络中心迈进。