2021-4-9 | 城建档案管理论文
本文作者：郑玲玲 单位：东莞市城建档案馆
为了更好地发掘城建档案的价值，提高对公众的服务水平。当前，许多城建档案馆已开始着手跟踪信息技术和计算机技术的最新发展成果，探索新的档案利用手段，提高档案的查全、查准率。
一、城建档案利用检索中的难题
在城建档案的利用检索中，常常会遇到“有档查不出”的情况，由于档案无法通过档案管理软件检索出来，那么在浩瀚的馆藏中，这些档案就变成了不能提供利用的“死档案”，而造成这一问题，主要有以下三种原因：
（一）没有必备的检索条件
一般而言,在城建档案利用查询中，利用者提供的查询条件,可分为必要条件和辅助条件。必要条件是指构成档案主体、名称、形成单位、文号等的重要信息，如：建设单位、工程名称、工程（施工）许可证号、备案证号等。辅助条件则是一种模糊的或建设中共有的特征信息。如：工程位置、设计单位、施工单位、建筑面积、建筑高度等。利用必要条件进行检索很容易查到所需档案,然而，利用辅助条件来检索，却基本查不出档案。
（二）工程变更信息未能及时更新
由于城市改造，道路升级、物业交易、住宅销售等原因，有些建筑物、道路会因此而更名，而更名基本上都发生在建筑物的使用过程中，也即竣工档案移交后，由于更名不需要在城建档案部门备案，因此建筑物的使用名与工程名称往往不相符，而利用者一般只知道使用名，不知道工程名。因此，在进行档案检索时，利用者提供的查询名称与档案保管的名称就会不相符合，城建档案馆就会出现有档案却查不出来的情况。
（三）档案著录信息出错
城建档案的著录信息一般包括五个层级，项目级、工程级、案卷级、卷内目录级、电子文件级。在项目级、工程级、案卷级的著录中都包含有档案检索的必备条件，如果在档案著录时，与档案检索必备条件相关的条目信息录入错误，那么档案查询时输入的正确检索条件就会与之不匹配，档案也无法检索出来。
二、GIS技术在档案利用查询中的引入
为了解决以上问题，并实现档案的智能化、可视化查询，一种建立在GIS数据及城建档案管理平台基础上的档案利用查询系统，可实现让无法检索的档案起死回生。
（一）GIS档案检索的概念GIS即地理信息系统（GeographicInformationSystem）是一个基于数据库管理系统（DBMS）的分析和管理空间对象的信息系统。它是以地理空间数据库为基础，在计算机软硬件的支持下，运用系统工程和信息科学的理论，科学管理和综合分析具有空间内涵的地理数据，以提供管理、决策等所需信息的技术系统。在档案利用检索中，以电子地图、电子航拍图、电子红线图组成数据支持，通过综合处理和分析指定区域地理空间数据的信息，获取需要的信息，再经过与普通档案管理检索系统自动连接，检索出相关的档案信息。
（二）GIS检索是城建档案辅助查询的必然选择
1.模糊查找的必然选择
随着人们档案意识和维权意识的增强，城建档案的利用也越来越多，档案信息检索过程中的模糊性查找也呈现出倍增的趋势。在传统档案信息检索过程中，由于档案管理软件的缺陷和档案工作人员自身知识结构、工作经验的影响，虽然他们很努力想做好模糊查找工作，但却常常犹如大海捞针一样，无功而返。GIS检索就是利用电子地图、电子航拍地图、网络的海量存储技术和GIS的图层定位技术的检索形式,在计算机检索信息时系统进行自动分析匹配，逐渐缩小检索范围，最终准确的检索出档案。这样既可以弥补档案人员知识的不足，减少检索误导，又能极大地减轻利用者的负担，提高档案的查准、查全率，紧跟信息时代的步伐，在网络环境和人本化社会里，实现利用者的需求。
2.利用需求的必然选择
随着城建档案的广泛向社会开放，利用者信息需求表达语言由专业化向自然化转变，传统档案信息检索过程是利用者信息需求的表达方式与信息系统标引方式相耦合（匹配）的过程,而这种耦合是建立规范化专业语言的基础上的。具体来说,利用者信息需求是用一定数量的规范性检索词来代替,同样，系统中的每一条信息也是由一定数量的规范性标引词来代替。如果这二者相耦合，那么系统中的标引词所代替的信息就被命中，否则，系统中的标引词所代替的信息就不予承认。在应用过程中,这两个“代替”大多成为利用者查找所需信息的障碍。第一个“代替”可能会导致不能准确地表达利用者的信息需求。即利用者信息需求一旦经检索语言规范后，其需求意愿有可能发生变化,或被缩小,或被扩大，甚至被改变,所得检索结果则不完全符合甚至完全不符合利用者的要求,这样就会产生较高的误检率和不满意率。第二个“代替”亦然,或者不能准确地表达系统信息本身，或者其本身包含的信息没有被完全标引出来,其检索结果常常不能完全符合利用者的要求，同样会造成较高的误检率、漏检率和不满意率。为此，需提出用其它技术解决第一个“代替”问题的方案，即运用GIS技术来进行检索。
三、GIS技术在城建档案利用检索中的应用
（一）检索系统数据构成图
GIS检索系统的数据由电子地图、电子航拍图、电子红线图三种地图的数据构成，系统利用电子地图中的城市区域、街道、广场标志性建筑、公园等的地理位置信息；电子航拍图中的山体、绿化、湖泊等地形、地貌、街道、建筑物形状、位置等影像地理信息；电子红线图中的用地单位、用地面积、用地形状、工程地址、坐标、土地性质等地埋信息及数据组成GIS检索系统的专业数据库，来支持GIS定位检索。
（二）工作原理图
GIS检索系统是以B/S结构搭建的，它是在GIS数据管理及档案管理平台的基础上，实现电子地图、红线图、卫片航拍图的图层管理与查询功能。系统提供双向查询功能，即提供由电子航拍图或红线图查找相关的工程项目信息，或由相关工程项目的信息查询定位到相关的地图上；在已经知道红线图位置的工程项目信息后，辅助查找归档后的相关的项目档案，并将相关项目信息连接，实现项目相关详细信息的查阅。
（三）GIS检索的实现
通过图层叠加，由GIS系统自动完成不同图层之间的点对点对接，让每一个图层形成的结果都能成为下一个图层的检索条件，从而逐渐缩小查找范围，使模糊查询变成清晰查询，至最终查找出档案。操作流程是：在GIS检索系统中打开电子地图（第一个图层），在图层中检索到待查建筑的区域位置，选取最接近建筑物的点，在电子地图上取好点的位置打开电子航拍图（第二图层），此时系统会自动匹配，找出与电子地图对应点位置相关的航拍图，在航拍图中根据建筑物的外形、周边环境等影像视觉效果，找到待查的建筑物，选中待查的建筑物并打开与之对应的电子红线图（第三图层），提取电子红线图中所包含的建设单位信息，作为档案管理系统中的查询条件，最终在档案管理系统中找到待查的档案。GIS档案检索系统弥补了传统档案检索方式在可视化、模糊查询方面的不足，为档案管理利用拓展了一个新的方向。今天，GIS已被各行各业广泛采用，每个领域里的专家都不断地意识到按地理观点思考的重要性，可以预想，随着GIS在档案管理中的逐渐应用，以地理信息分析和城建档案空间数据管理为主的GIS城建档案集成管理系统,将广泛应用于城建档案管理中。未来，利用者们将畅享地理信息管理所带来的优越性和便捷性。