2021-4-9 | 城建档案管理论文
本文作者：郑玲玲 单位：东莞市城建档案馆
日新月异的城市建设，给城建档案工作带来了无限机遇和挑战，然而回顾城建档案工作发展的历史，我们不难发现城建档案工作已经长期滞后于城市建设发展的速度。众多的实践证明：“思想有多远，我们才能走多远”，要使城建档案工作顺应城市发展形势，必须以科学发展观为指导，探寻城建档案工作新思路、构建新格局。
一、城建档案工作新思路的探寻
尽管城建档案馆经过多年的发展已经基本建立起管理城建信息资源的形象，但至今公众对城建档案工作内容的认知度、使用度仍存在很大的局限性，如果能树立以人为本的思想，变换思维的角度，以更为接近社会，亲民、便民的新形象出现，城建档案工作将会广泛为人们所认知和感受，城建档案工作的内容也将会更充实、视野将会更广阔，工作格局也将会为之焕然一新，笔者从思路上作如下探寻：
（一）从社会需求角度：城建档案工作作为社会大系统中的一个子系统，是整个社会机体的重要组成部分，它必须与社会建立起共存的关系。面对变化了的客观环境，今天和未来的宏观政策和城建档案需求市场，绝不因为城建档案部门社会功能的大小也不完全取决于城建档案事业本身的规模，而更重要的是取决于城建档案工作与社会需求的协调能力。只有从社会需求的角度来把握城建档案工作发展的规模及其方向，并着力于提高城建档案馆室的工作效率和城建档案信息资源的开发利用率，城建档案工作的社会功能才能相应地发展，最终使城建档案工作与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。大量实践表明，只有以公共服务的需求为政策取向和衡量标准的工作才能得到绝大多数公众的认同和支持，进而适应城市建设发展的需要，不断为社会提供公益性的城建档案文化产品和城建档案公共服务。
（二）从社会环境角度：作为社会整个社会体系的一部分城建档案馆从来就不是孤立的，城建档案馆一直存在着与社会的互动，只是由于社会环境、社会关系系统性质的不同和城建档案工作所处地位的不同，其社会化的程度也不同。城建档案工作走向社会化要求城建档案馆与社会政治、社会经济、社会文化和社会信息环境有机地结合，立足社会的变迁，面向社会信息、知识的实际有效需求，调整办馆体制和运行机制，以最大限度的释放城建档案馆的信息、知识的组织、管理、服务、增值的功能，求得社会效益与经济效益的最佳双赢。
（三）从社会效益角度：城建档案事业作为社会事业的一部分，它的发展不可避免地要受到不同时期发展理论的影响。以往所走的规模型增长道路，曾使城建档案事业的发展出现了重外延轻内涵、重数量轻质量、重自身规模轻社会效益的倾向。城建档案工作无法与社会建立协调发展的关系。社会是城建档案工作发展的重要外部环境，缺乏良好的社会环境城建档案工作的发展也就成了无本之木，无源之水。
二、城建档案工作的优劣态势分析
哲学原理告诉我们:矛盾双方同时存在,并且对立统一。工作环境亦然，在挑战存在的同时，机遇也一并存在。理清建档案工作的优劣态势，便于培育城建档案工作的新增长点，调整和优化工作结构，使之成为城建档案工作创新发展的成长点。
（一）行业弱势。战略发展方向不够明晰；部分管理形式和方法过于陈旧；形成时间长而致“形成”“、管理”“、归档”脱节；资源信息利用率不高；发展水平低于城市建设发展水平；在档案资料的信息研究和开发方面较为落后；行业社会知名度低。
（二）潜在机会。服务宽度具延伸性，可为更多利用群服务；可应用信息资源提高利用者的追随度、依赖度；行业知名度正在不断提高；利用服务需求不断增长；城建档案信息资源的不可替代性；可应用现代科学技术实现文档一体化管理。
三、城建档案工作的新格局构想
在整个大社会中，有生存的空间才有发展的空间，而生存的空间在于如何去拓展、延伸。尽管近些年来各级城建档案馆积极拓展城建档案馆的社会服务功能并取得了一定的成果，但就目前的现状来看其社会功能的发挥仍不尽人意。如：利用率低、利用范围狭窄、社会认知程度差、馆藏匮乏、服务水平不高、利用方式单一、编研工作缺乏成效等行业弱势特征仍广泛存在。要改变这些状况必须对城建档案工作注入新思维元素，拓展新的空间来构建城建档案工作的新格局，它包括：
（一）塑造服务新形象：以全新的服务理念全面打造城建档案馆的新形象，增强城建档案馆在城市建设中的影响力；拉近城建档案馆与市民的距离；扶助城建信息资源弱势群体，培育利用新群体。如：从城建档案馆建筑设计观念上、形象包装上、利用、宣传上改变城建档案在人们心目中“为机关服务”、“保密”、“内部”等形象，让城建档案工作与市民的联系更为紧密，与大众生活、利益更加贴近。
（二）开创服务新方式：服务是使城建档案工作融入社会的最好方式，如果城建档案馆能成为市民了解城市规划建设和记忆城市建设变迁的“窗口”，成为人们工作、生活需求的一部分，那么城建档案工作才是真正实现了发挥社会服务功能的作用。开创服务新方式可以着手于：建立开放式的城建档案信息服务中心、适时开放城市规划建设信息、建立数字城建档案馆实现远程电子数据查询中心、电子档案的远程审核、接收和在线归档、馆藏档案的在线查阅等。
（三）创建无缝式全程管理新模式：随着社会对城建档案信息及时性、完整、系统、准确性需求的不断提升，城建档案的管理将摒弃“形成”、“管理”与“归档”脱节的现行管理模式，逐渐步入文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化，文档规范一体化的无缝式全程管理新模式。而借助网络、计算机软件、信息通信技术集成的城建档案管理平台，不仅可以实现不同类型工程从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，还可以保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性、畅通性，高效实现城建档案的利用价值。
（四）成为城建信息研究的孵化中心：广揽城建规划、设计专业人材，充实专业编研人员队伍，提高城建档案编研质量，改变以往传统的原始资料编纂方法，对城建档案信息进行深加工或专门研究。利用多题材、多载体等形式，使编研材料既可为科学研究、资政、参政等提供参考资料，也可直接服务于城市设计、城市规划建设、经济建设、文化事业、群众生活等；不仅有文字材料，也有图片、影像、三维动画等；而且还有多媒体、网络等载体形式的编研成果。