网络管理下的档案整合平台建构

1背景与现状

信息服务平台能集成各种资源，充分发挥各个服务系统的技术和人才优势，系统地为用户定位、获取和交换信息。从国外信息服务平台建设的进展来看，不但起步早且更重视实践探索。早在20世纪60年代后期，以美国为代表的发达国家的服务机构就开始利用计算机技术建立数据库，向用户提供系统、丰富、准确的信息。20世纪70年代末，美国政府在州一级建立了以计算机为基础的电子化信息库，并与州内所有具有网络基础的机构连通；到20世纪90年代初，美国已经建立起了与各州联网的国家级“美国专题信息库”。

从20世纪90年代上半期开始，以社会信息化和办公自动化为基础，发达国家的电子政务迅速发展。这不仅实现了政府管理与服务的网络化，也使政府网站等网络公共服务平台快速建立并发展起来，信息服务从此由基于办公自动化的发展时期跨入基于网络管理的发展时期，公共服务的信息资源共享、自主自助式的服务逐步制度化与常态化。目前，我国的信息服务平台，大多数是以数字图书馆为基础进行构建和运行的，如CSDL[1]和CALIS[2]服务平台等，可提供文献数据库、学科门户、学位论文、新闻聚合、公共检索、馆际互借、文献传递等服务业务。但是随着社会的发展和深入开展工作的需求，信息服务的内容更加广泛，尤其是一些国家机关、企事业单位在财务管理、物资管理、图书管理、工程设计等方面实行了网络管理，工作本身产生的各种信息量也迅速增加，用户要求具有良好的保护环境和利用手段，迅捷、全面、多渠道的获取、挖掘急需的信息，渴望获得高质量、个性化的信息服务。已有的信息服务平台（网络管理系统）随之显现出很多局限，如：由于缺乏整体规划，导致各业务系统建设各自为战，后续的子系统往往来自不同的供应商，技术异构造成系统之间的通信和数据共享困难，使得各单位的管理系统和数据资源类型各异、来源不一，最终导致管理数据重复录入，无法统一使用，形成相互独立的信息孤岛，它的产生不仅使信息和数据无法共享，更不能满足用户的信息需求，同时也造成大量的重复建设和浪费。消除信息孤岛的最大难题是信息的组织管理与整合，即如何在现有网络管理的基础上，建立一个公共统一的应用交换平台，这就要借助于网络管理来支持用户对信息的有效利用，从而长期保证信息服务的高效实施。网络管理与信息服务的这种内在相关性要求将网络管理的理念、方法融入到信息服务平台的建设中，并有机结合起来，这项研究对网络管理怎样与档案信息服务平台建设融合问题所见甚少，本文立足于解决这一实际问题的方法，给出一种基于网络管理的档案信息服务平台协同构架，以实现资源的整合与协同利用。

2档案信息服务平台对网络管理的影响

2．1网络管理的基本含义及特点

网络管理是指应用计算机等现代先进技术设备来处理信息和办公室事务，实现信息的自动发送、传递、接收、储存等，以加快信息的流通，提高信息的准确性。由此可看出，网络管理是一种通过计算机网络，将信息与用户联系起来，利用计算机通信技术和多媒体技术进行多向交流的管理方式，这种管理方式与传统的管理模式相比有如下特点：首先，网络管理改变了信息的形成、传递方式及形式。不再受时间及工作环境的限制，从单位的特定办公地点到网络连接的所在地，网络连接的各科室将信息输入微机，既可提供日常查阅管理，又能改变信息材料的形式：一是在材料来源上，网络管理中使用的材料，可以是信息材料形成者自己在网上发布的信息和知识，也可以是工作人员对网上信息资源进行筛选后下载的资料，还可以是职能部门二次加工开发的信息（知识含量高）。二是在材料形式上，既有以单纯文字形式表现的文本性信息，又有以多媒体形式表现的集科学性、趣味性和艺术性于一体的软件。三是在信息的实效性上，网络管理中所使用的管理软件，要求将工作的基础理论知识与最新知识有机地结合起来，既要有稳定的一面，又要能充分反映实效性的一面，以保证用户所取信息的实用性。其次，网络管理是一种注重双向接收、利用、交流的管理方式，用户能在利用过程中发现信息是否符合要求，主动向工作人员或信息形成部门要求及时弥补应有的信息以满足自己的需要；反之，工作人员和形成信息的部门也能通过网络对用户的利用过程及他们到底需求什么，怎样才能满足他们的利用需求进行了解，根据用户的实际情况及时补充所需信息。用户不仅仅与工作人员发生交流，还能通过网络与工作人员进行直接对话，从而获得对找到有用信息和知识的帮助。同时用户还可以通过网络与其他用户就相同目的的利用进行讨论，在讨论中获得启发，这种交流是经常的。最后，网络管理具有较强的协作性。可跨越部门与部门、部门各科室、单位与外部用户之间的分界线，为彼此因空间、组织结构、业务分工间隔了的管理工作者提供了一个技术支持。由此可见，网络管理体现了管理的目的和接收、利用模式的统一。也为档案信息工作者提供了发掘信息、加快信息的传递、扩大信息的利用范围的手段。作为一个单位内部机构的档案信息管理部门，已具备较好的基础；从物质基础看，配有各种类型的计算机，并装有业务管理应用软件，工作人员熟悉单位档案信息资源需求，对本单位产生的档案信息有一定了解，设计出的系统在速度、效果各方面会更方便、高效，使得平台建成后贴近本单位的使用需求，更能为用户提供全面、优质的服务。只要根据各自的实际情况，注重网络资源的整合与利用，就能推进档案信息服务平台建设的进程。

2．2档案信息服务平台对网络管理的影响

2．2．1大管理观念的树立

档案信息服务平台强调以信息为中心，充分考虑用户的需求、部门科室之间的信息交流以及信息资源的共享，打破了按组织机构设置的职能进行分工，使信息的收集、加工、保管、整理和服务相互分离，不同及相同类型的信息资源分散在不同的管理系统的模式，而成为“运用集体的智慧提高应变能力”，建立有利于管理工作者与用户彼此合作的工作方式。在这一背景下，网络管理人员将从后台走向前台，这一显著特点成为决定档案信息服务平台运作的主体，既体现了管理人员的自身价值，又为个人素质和能力的提高创造了空间[3]，在与网络管理协同的档案信息服务实施中，管理人员通过组织的支持有效促进自我充电，这样的良性循环使人力资本或信息积累成为改变信息产出的显著变量，管理人员的可持续发展必将推动档案部门实现开发信息过程的优势互补和各种信息资源要素的全方位优化。所以，档案信息服务平台的建设能使档案部门拓宽思路，走信息管理集成之路[3]，使管理组织功能聚变放大。