新时期科研机构人事档案管理工作的思考

摘  要：人事档案就是指组织人事部门在处理与人有关的事务中形成的文件材料。人事档案是做好组织、人事工作不可缺少的依据，是考察、了解、选拔、任用员工的重要手段。本文针对科研机构人事档案管理工作中存在的问题，着重探讨提高科研机构人事档案管理工作的策略，充分发挥其在人事管理、优化人力资源配置方面举足轻重的作用。
关键词：新时期  人事档案管理  策略
    一、科研机构人事档案管理工作中存在的问题
    1、对人事档案管理的重视不够。在许多科研机构，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，所以人事档案不值得花费太多的时间、精力、金钱，只要不丢失能应付外调、查档就行了，归档意识和利用意识比较淡薄。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，工作中经常出现管理不到位，甚至是疏于管理的问题，导致重要的资料不完整，也使得人事档案中的信息难以规范化、科学化。
    2、人事档案管理相关制度不健全，有的科研机构缺乏系统、完备的规章制度，档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄，导致科研机构人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行；还有在设备配备上，大多采取融办公、阅档、仓库为一间，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低水平上，这些严重影响了档案管理制度化、规范化发展。　　　
    3、人事档案管理的信息化、现代化水平不高。目前很多科研人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，一些人事档案室的电脑仅限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，很多人事统计工作也只能靠手工完成，这些问题的存在与科研机构人事制度改革的需要严重冲突。
    4、人事档案利用工作水平较低。其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。
    二、提高科研机构人事档案管理工作的策略
    1、提高认识，加强领导。进一步做好人事档案管理工作。科研机构领导应高度重视干部人事档案管理工作，把并将其纳入到议事日程，加大重视程度；要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。　
    2、首先加强人事档案管理人员队伍的自身建设，定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平，其次加强档案工作的基础设施建设，提供必要的物质基础。建立专门的档案室并做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。
    3、加强人事档案管理信息化和现代化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。
    4、提高人事档案的利用价值。人事档案管理的利用价值通过为使用者提供有效准确、多层次多方位的信息资源而体现出来。这就要求档案管理者对档案记录内容进行有效的整合，保证人事信息的完整性以及条理性。对各类信息进行有效分类，可以为使用者提供不同类型的人员资料状况。突出档案人员信息的绩效考核、人力资源管理的作用。档案管理人员应当随时对数据库进行维护和更新。充分发挥管理软件灵活快捷强大的统计、查询功能，提高人事数据的的查看和查询速度。
    新时期科研机构人事档案管理工作需要与时俱进，不断进步。人事档案管理者以及相关部门必须协调一致，充分认识到科研机构人事档案管理工作的重要性。开拓思维，加强科研机构人事档案管理的规章制度建设与从事队伍建设。通过科学的计算机网络技术提高人事档案管理工作的效率，提高人事档案信息的利用效率，将人事档案管理工作不断推向新的发展。