档案馆的生态学及其发展

随着时代的进步，社会的发展。档案在日益发展的社会生活中体现出越来越重要的地位。越来越多的机构或个人，希望通过分析和研究档案，追根溯源，从中知过去，解现实，测未来。面对社会各界对档案工作的关注，各级档案部门也纷纷做出回应，开展了一系列工作，来满足社会各界对档案信息的迫切需求。为了更好地实现档案信息的有效管理，提供更加贴近用户、更加专业的档案信息服务，本文通过生态学的观点，分析目前档案馆工作中存在的问题和制约的因素，从一个新的视角来观察和分析档案工作的可持续发展。

一、档案馆的生态学分析

（一）档案工作和生态学。生态学是德国生物学家恩斯特•海克尔于1869年定义的一个概念，即研究包括人类在内的生物或生物群落及其与周围环境之间的相互关系的一门科学。经典的生态系统概念是“在一定时间和空间的范围内，生物与生物之间，生物与物理环境之间相互作用，通过物质循环、能量流动和信息传递，形成特定的营养结构和生物多样性，这样一个功能单位就被称为生态系统。”因此从生态学的角度看问题，就是要求把研究对象当作一个完整的体系或系统。我们以一个地区的档案馆为例，档案馆正是在一个特定区域环境中由文字信息、人、技术和实践组成的比较完善且相对独立的系统，他同时具备生态系统的共享性和相互依存性。

（二）档案馆的生态学环境。下面我们从三个角度和层面对档案馆生态系统进行分析。一是以档案馆为整体，结合外部环境组成的档案生态系统，他反映的是档案馆与外部环境之间的物质循环，能量流动和信息传递的制约、调控、交流等相互关系；二是以档案管理层为中心，档案技术部门为分支所构成的内部生态系统，他反应了档案管理系统中相互联系、相互制约、共建共享的关系；三是以人（包括档案管理人员、档案形成者和档案利用者）为中心，研究个体的心理和生理等内在环境因素对档案馆发展的影响。

从第一个层面上说，档案馆不断地和外界环境进行着资源（包括物质、能量、信息等）的交换，既维持和满足自身系统的生存和发展，又给环境以新的刺激，两者不断地相互影响、相互作用，实现各自的生态进化。在具体的工作中，档案馆为了符合新时代对档案工作的要求，必须引入新的科学技术，利用当今最先进的设备理念加强档案信息的管理与共享，构建外部环境的各个子系统。档案馆要想进行本馆的档案数字化，可以同专门进行文件信息数字化设计和开发的软件公司取得联系，从本馆的实际情况出发，制定规范的数字化方案，建立具有兼容性的技术平台。在这一过程中，软件公司提供软件技术支持，并协助档案馆完成档案数字化资源建设，档案馆的工作人员通过分析本馆的具体情况，提出具有针对性的意见反馈给软件公司，让其根据工作中的实际需要修改或更新软件内容，使软件能更适应本档案馆实际工作的需要，同时也促进了软件公司对市场实际需要的了解，提高了市场适应能力。这就是从外部环境的能量流动的交互作用中所产生的良性生态效应的具体表现。

从第二个层面上看，档案馆内部根据各自工作内容不同，大致可以分为行政管理层和技术管理层这两大子系统。档案技术管理层之间由于收集档案类型的不同，在工作上各有侧重。为此行政管理层应该更加注重不同技术管理层之间的信息互通，将有限的人力、物力资源在内环境中相互协调，确保不同类型的档案技术管理部门都能得到有效的发展空间。尤其是在设备技术采购这方面，档案行政管理层应该站在全局的高度，使不同岗位使用的设备与技术之间既有统一的层面，又从实际情况出发各有不同。这样一来，既有利于档案馆的管理，又方便档案使用者在查询不同类型的档案时能够方便地使用相似的查询方法和步骤，简少档案利用者花费在查询上的步骤和时间。由此可以看出，在档案馆系统内部存在一个全方位、多层次、立体交叉的网状结构。这样的结构既有利于不同类型档案的资源分配、管理利用，又有利于促进整个档案馆系统进行整体的提升，这正是档案馆生态演替进化的体现。

最后一个层面是有关人的研究。档案馆中的人既包括档案利用者，档案工作人员，还包括档案形成者，档案行政管理者、编研和科研工作者。在实际工作中，行政管理者制定有利于档案馆发展的政策，协调档案管理人员与档案形成者之间的关系；档案工作人员执行政策并通过学习先进的工作理念和技能，充实和完善档案馆的各种功能，为档案利用者提供优质服务；档案形成者需根据档案馆提出的要求，按照规定将生成的档案原始资料在规定时间内系统地完整地提交给档案管理部门；编研和科研工作者需发掘馆藏中具有历史价值和现实意义的档案信息资源，并协助档案工作人员完善档案信息资源的建设。以上环节缺一不可，最后才能提供满足档案利用者需求的档案信息资源，使档案馆的核心价值得到充分体现。虽然现代管理理念与信息科学的发展给档案馆提供了重要的技术支持，可是人才才是影响档案馆生存和发展的最活跃的因素，是支配档案馆行为并直接确定档案馆系统发展方向的主宰力量。档案馆及其档案管理部门，必须重视人的资源的开发，通过定期开展人员培训，业务交流与研讨会等活动，实现人、信息、技术与实践活动之间的互动，把关注点放到人及人和事件之间的联系上来，及时的将新的科学理念和实践技巧落实到人的身上。

档案馆既有相对独立的功能定位，又有定期和不定期的交流和互动；各种数字信息网络技术的引入，使档案信息可以与社会上其他部门的信息系统相耦合。这种馆内馆外，课题内外、档案馆内工作人员之间、工作人员与档案利用者之间的交互作用，构成了一种矩阵式生态结构，功能触及各专业门类，影响涉及系统内外，制约和调控档案馆各部门、各员工生存发展的网络化生态系统。

二、档案馆的可持续发展的思考

在当前形势下，档案馆工作的基本任务可以归结为：档案资源的管理与建设，档案利用者的服务、现代化技术有效融入传统档案工作这三个大方面。档案馆的可持续发展就是在不断发展的现代管理理念和信息技术的前提下，实现对档案信息资源的有效组织管理和为档案利用者提供方便、快捷、准确的服务。下面我们从三个方面来探讨这一问题。